診断士は、セミナー事務をルーチン化する

こんにちは、渋屋です。
今日はテレワークです。自宅で仕事をしていたのですが、午後からは近所のカフェに移動しました。
こういう活動も会社員からフリーランスになるための準備だと思っています。

「診断士のタマゴ」（実践編）、今日もセミナーの話です。

セミナー主催で発生する事務作業を知る

セミナー講師として登壇するだけでなく、自分で主催をしようとすると、
様々な事務作業が発生することを認識しなければなりません。

例えば、集客だけに絞ったとしても、

告知文作成
告知（メルマガやブログや告知専用サイトなど）
参加受付（申し込みして下さった方への対応）
参加者への案内（場所の連絡、前日のリマインド、支払い方法の案内など）
告知の停止

がありますし、それ以外にも数多くの事務作業があります。

まずはセミナーを開催すると決めた瞬間から、セミナー終了後まで、
様々な事務作業があり、当日にセミナー講師として登壇することは、
全体のごく一部であることを認識しなければなりません。
（当然、一番大事な時間であることは間違いありません）

セミナー講師として集中するために

一番大事なセミナー講師として登壇する時間を確保するためには、
これら雑多なセミナー事務作業をできる限りルーチン化・自動化する必要があります。

まず始めに、チェックリストを作成して、抜け漏れなく、スムーズに作業を進めるのが有効です。
私自身、セミナーのためのチェックリストを持っています。
準備を滞りなく進めるためのプロセスチェックリスト。
そして当日、忘れ物をしないための、持ち物チェックリスト。
（これらは現在、まとめている最中ですので、別途、配布できるようにします。
きっと、ご活用頂けるようになるでしょう。）

これらは今後、本ブログ他で紹介していくものをベースにしつつ、
自分でセミナーを主催して、更新し続けて頂きたいです。
その方のセミナーのスタイル、よく利用する会場の環境などによって
変わるからです。

次に自動化です。
参加申し込みがあったら自動で受付メールを送信する仕組みを作る。
開催日前日にはリマインドメールを自動送付する。
できれば、申込者のお名前など、固有の情報を組み込んで送付したいですね。
私自身、やったことがあるのですが、これらを手作業で行うと、
８名程度の少人数セミナーですら手が回らなくなります。

自動化するには、何らかのシステムを活用する必要があります。
私の場合はオートビズというステップメール・メルマガ配信システムを利用しています。

このようにセミナーを主催するために必要な事務作業を早々に把握しつつ、
それらをスムーズかつ短時間で終わらせるための仕組みづくりが、
セミナーの一番大事な中身に集中するために必要になります。

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過去の「診断士のタマゴ」シリーズはこちらです。

マインド編

戦略編

実践編