IT・システム関連

年賀状:定型業務は効率化する #680

おはようございます。渋屋です。

 

もう12月も半ば。いよいよ年末ですね~。

この時期になると、「そろそろ年賀状書かなきゃ」という気になります。

私は今年の年末、仕事が終わり次第、日本を発ってしまうので、いち早く取り組んでみました。

 

■年賀状、Evernoteで簡単に管理

年賀状、どうやって管理していますか?

私は一応、現物も取っています(ただし、今の家に引っ越してからの数年分だけ)が、Evernoteに取り込んでデジタル化しています。

 

年賀状

 

これで昨年度、誰から届いたのかを、すぐに確認することができます。

現物をわざわざ、引っ張り出す必要がないので、手間がかかりません。

 

毎年、決まった時期に息子の写真を選んで、写真屋さんに注文しています。

Evernoteで確認した相手に向けて、一言添えればできあがりです。

 

■デジタル化の効用

私は同じように名刺もEvernoteに取り込んで管理しています。

そのときは、名刺をスキャナで取り込むだけでなく、どこで出会った、どういう人か?をメモ書きしておきます。

すると、すぐに思い出すことができるからです。

 

Evernoteのように、デジタル化する効用は、探し出す時間が短縮できることです。

特に名刺は、急に必要になることが多いものの、全てを持ち歩くのは、現実的ではありません。

そんなとき、スマホで検索をかければ一発で見つかります。

物理的に持ち歩く量を減らすことと、検索性を高めることは、デジタル化の最たる効用だと思います。

 

■定型業務は効率化する

このように、年賀状を出すことも、名刺を管理することも、定型業務です。

基本的に、定型業務は徹底的に効率化したいものです。

特に頻繁に発生する業務については、効率化必須でしょう。

 

そんなときには、便利なツール(Webサービスやソフトウェア)が無いか?確認してみると良いです。

「不便だなぁ~」「手間が掛かるな~」とお悩みのことは、大半のことを他人も悩んでいます。

すると、意外と便利なツールを作ってくれている人がいるものです。

 

そんな便利ツールを発見・利用して、定型業務は効率化していきましょう。

 

■終わりに

どこかでミスをしたようで、発注した年賀ハガキが、5枚ほど足りませんでした。。。

 

【昨日のトレーニング】

・体幹トレーニング・・・スイッチレベル1.5

・ストレッチ・・・○

・RUN・・・×

次回、フルマラソン(古河)まで、あと92日。

今日はこれから、山手線一周RUNです!

 

今日も素晴らしい1日になりそうです。感謝!!