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タスクリストをパッケージ化することで仕事の質とスピードを高める

来週、某所でセミナーを主催します。
我ながら手際良く進めているので、現時点で60名以上の方からお申し込み頂いています。
無駄なく仕事を進められるのは、ツールを使い、やること(タスク)リストを「パッケージ化」しているからです。

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仕事をゼロから組み立てるのは無駄だらけ

どんな仕事にも一般的な手順や、必要なもの、役割分担などがあります。
それを毎度毎度、ゼロから洗い出し、組み立てていたら、無駄な時間ばかりかかってしまいます。

仕事の質を高め、スピードを上げるのであれば、過去の実績や先輩などからパクった方が良いのです。
例えばセミナーの主催であれば、やることも、必要な備品も、だいたい変わりません。
標準的なものをパクりつつ、その会場やセミナーの特殊事情のみ注意する、というやり方が最も効率的です。

人間の脳は、記憶することが得意ではありません。
(特に私は・・)
過去に何度かやったことのあることだとしても、忘れてしまうのが実態です。

ですから、人に教えてもらったことや、
自分で経験を積んだことは、
忘れないうちに「パッケージ化」してしまいましょう。

 

タスクリストを「Brabio!」でパッケージ化する

仕事の基本は、「誰が?」「何を?」「いつ?」行うかです。
そして、その結果としてアウトプットが出てくることがあります。
また、Aという仕事が終わらないと、Bに着手できないという順序関係があることが多いものです。

ですから私は多くの仕事を「Brabio!」という工程管理ツールにパッケージ化しています。
このツールは、過去に1度紹介しています。
結構、便利なツールです。

スケジュール表(ガントチャート)を引くのが簡単!「Brabio!」

セミナー主催の場合、私はこんな感じにパッケージ化しています。

全ての作業をマニュアル化しようとすると大変ですが、この程度のリスト化であれば簡単です。

セミナーを主催するときのステップを大きく「企画」「講師(依頼)」「集客」「事前準備」「当日」「事後」のように分け、
その各ステップの中に、細かなタスクを入れています。
各タスクは「行動」のこともありますし、準備しなければならない「モノ」であることもあります。
そして、そのタスクの1つ1つ、担当者を明確にします。

外部の講師に依頼せず、自分が主催・講師をするときには、「講師」のステップは省くことができます。
できる限り全てのパターンで対応できるようにパッケージは最大化しつつ、その時々で、不要なところは削るのです。

来週実施するセミナーも、概ね準備が終わったと思い、このタスクリストを改めて確認したところ、
「電源の延長ケーブル」の確認が漏れていました。
直前にバタバタせず、今日確認できておいて良かったです。
やはり何度やっても、人間の頭には覚えきれないことがあります。

それから、今日はタスクを1つ追加しました。
「当日の施設案内(トイレの場所や喫煙場所など)をするスライド作成」を追加したのです。
今までのセミナーでも思いつきで当日対応していたかもしれませんが、今後は事前に準備できるようになるでしょう。

 

パッケージを育てることで、仕事の質とスピードが上がる

このようにパッケージは一度作成したら終わりではありません。
今日も「セミナー主催」のパッケージを、ほんの少しだけ育てることができました。

私はITエンジニアだった頃から、このような仕事の進め方をしています。
セミナー主催くらいの1人〜数人でできる仕事から、
数10人・数100人が関わるような大型プロジェクトまで。

その時々に使うツールは変わることがあり、必ずしも「Brabio!」ではありませんが、
「過去の経験をパッケージ化し、それを育てることで品質とスピードを高める」という根本思想は、10年以上、変わっていません。

したがって大切なことは、以下の2点です。

  • まずは他者や自分の経験をパッケージ化して見える化すること
  • そのパッケージを使い込むことで、成長させること

複数人の組織でこのパッケージを流通させることができれば、よりパッケージの成長速度が早まるでしょう。
今回は例としてセミナー主催を挙げましたが、標準的な手順が存在する全ての仕事で活用できます。

まずは頻度の多い仕事や、失敗したくない仕事で、このようなパッケージ化をしてみてはいかがでしょうか。

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【編集後記】
今日から3日間、ある場所に篭って修行です。
自分の事業を、ゼロから見つめ直してきます。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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