IT・システム関連

「たすくま+Googleカレンダー」でタスク・時間管理

これまでタスク管理のツールを色々と試してきましたが、どうも長続きしませんでした。
ただ、昨年12月辺りから一気に「時間が足りない」と感じるようになり、再度ツールを試してみました。
今回は、iPhoneアプリの「たすくま」と「Googleカレンダー」の組み合わせです。
2ヶ月以上、使い続けていますが、今のところ続けています。

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「たすくま」で使っている機能

日頃、使っているのは、iPhoneアプリの「たすくま(Tasukuma)」です。
このアプリを選んだ理由は、Googleカレンダーと連携できるからです。
「たすくま」自体は、色んな機能を持ったアプリですが、私はそれほど多くの機能を使いこなしていません。

  • リピート機能(日・月などで繰り返し発生するタスクを自動登録してくれる)
  • カレンダーのインポート(Googleカレンダーから予定を読み込み、タスク化してくれる)
  • プロジェクト(用途ごとにタスクをグループ化できる)
  • カレンダーへのエクスポート(プロジェクトごとに実績をカレンダーに出力してくれる)

このくらいの機能しか使っていません。

使うタスクは絞り込み、シンプルに使うようにしています。
それよりも細かなタスクを登録することで、タスクを忘れないようにしています。
「Aさんに振込する」、「B案件の書類を印刷する」という程度の数分で終わるタスクも登録しています。

 

「Googleカレンダー」との連携

上述の「カレンダー」との連携はGoogleカレンダーです。
元々、自分のスケジュールはGoogleカレンダーで管理していますし、家族の予定もGoogleカレンダーで共有しています。
タスク管理ツールがGoogleカレンダー連携していることが、アプリを選ぶ上での必須条件でした。

「たすくま」では、プロジェクトごとに実績を出力するカレンダーを選ぶことができます。
私の場合、プロジェクトは顧客ごとに分けています。
顧客ごとに、どれくらいの時間を投下して、どれくらいの収益を得ているのかを管理したいからです。

あとは、経理などの「仕事全般」というプロジェクトと、
将来に向かっての活動を表す「種まき」、
その他には「生活」「トレーニング」というプロジェクトを作成しています。

最初の設定が面倒なのですが、このプロジェクトの数だけGoogleカレンダーを作成しています。
そして日頃使っている予定表の非表示にして、実績だけを表示にすると、こんな感じに見ることができるようになります。

Googleカレンダー

プロジェクトごとに色を分けることができるので、パッと見で、どのタスクにどれくらいの時間を使っているのかが分かります。

ちなみに土日のタスクが少ないのは、家族と過ごしている時間を管理していないからです。
タスクではないので。
むしろ、こういうタスクではない空白の時間を増やせるのが理想ですね。

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「GTimeReport」で集計・分析

ただ、Googleカレンダーで見るだけですと感覚的にしか分かりません。
どのプロジェクトに何時間使っているのか?など、集計したり分析するには不向きです。

私は「GTimeReport」を使って、Googleカレンダーのタスクを集計しています。
Excel形式で全タスクを出力できるので、その後にプロジェクトごとに集計します。

Output

ピボットテーブルの得意な方なら、一瞬で終わると思います。

  • 顧客ごと(=プロジェクト)ごとに収入と投下時間のバランスをチェック
  • 将来に向かった活動に時間投下できているか?
  • 無駄なタスクはないか?

などを確認しています。

私は横浜に住んでいるので、毎日、都内まで往復する時間が恐ろしく多いことに改めて気づきました。
読書に使っている時間なのですが、それでも多すぎるので、たまにグリーン車に乗って仕事をするなど、工夫をし始めました。

このようにデータ収集→可視化→分析という流れが自然に作れたことが、今まで使っていたツールと異なるので、続けて使えているのかもしれません。

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【編集後記】
今日の夜は、独立のリアルを語るセミナーです。
参加者の方々とお会いするのが楽しみです。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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