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PDCAをまわして、継続的に改善する組織をつくる3つのこと

先日、PDCAサイクルがまわらない(つまり継続的な改善ができない)理由をお伝えしました。

最大の理由は評価(C)ができずに、改善(A)につなげられないことでした。
今回はPDCAをまわし、継続的な改善ができる組織になるために行ないたいことをご紹介します。

 

PDCAサイクルの期間を1週間にする

サイクルがうまくまわせない組織を見ると、最初の1サイクルに非常に長い時間をかけていることが分かります。
先の記事の例では、中期事業計画を立てるのに数ヶ月。
中期(3年)計画ですから、評価を受けるのは、四半期に1度くらいでしょうか。
とすると、1年で4回転。1サイクルが四半期(3ヶ月)ということになります。

これが失敗する原因です。
最初の計画(P)に数ヶ月も立てていたら、計画を立て終えた時点で疲弊してしまうのは当然のこと。
1サイクル3ヶ月も経ってしまうと、その間に「何やってたんだっけ??」ということになりかねません。

大企業は放っておくとして、スモールビジネスは状況が変わるスピードが早いもの。
ですからサイクルをもっと短くした方が良いのです。
それに最初にPDCAサイクルに慣れるまでは、短くしてサイクルをまわしている感覚を身につける必要があります。

私はサイクルを1週間でまわすことをお勧めしています。

 

評価(C:チェック)から始める

2つ目にオススメしたいのは、評価(C)から始めることです。
実は業務改善の基本は、現状把握をすることです。
そのためにまず、評価から行なうのです。

今、仕事が進んでいる以上、何らかのゴールがあって、それに向かって進んでいるはずです。
つまり、計画(P)と行動(D)は、既に行なわれていることになります。
(途中経過だったとしても)

そのゴールに向かって順調に進んでいればOK、そうでなければ何らかの問題が発生している、という評価を行ないます。
上手くできていること、そうでないことを分類します。
そして、問題が起きている(=上手くできていない)ことに対して、対策を考えます。

自分1人で行うよりも、少人数のチームで行なった方が良いでしょう。
大切なことは、現状を事実として冷静に受け止めること。
誰か個人に責任を押し付けるために行なうわけではありません。

このような振り返りを行なってみると、「実は計測可能な計画(目標)がなかった」というオチがあったりするもの。
達成したかどうかが分からない目標には、意味がありません。
このような場合は、「目標が不明確だった」という問題があることが分かりました。
改善(A)として「明確な目標を立てる」ようにすれば良いでしょう。

 

全員ができるようにする

PDCAサイクルは、継続的な業務改善を行なうためのものです。
ですから、経営者から一般社員まで、全員行なうものです。
誰かひとりのリーダーシップに引っ張られてやらされるものではありません。

ですからチームで振り返り(C)をしたり、対策(A)を立てたりするときには、
全員が行なえるようにしましょう。
チームリーダーの人が休んだからと言って、振り返りができない、なんてことのないように。

誰かひとりに依存する仕組みではなく、誰かが欠けてもまわせる仕組みにする。
それによって、年度が変わり、組織やポジションが変わることになっても、企業の組織文化として、継続することができます。

小さな組織による高速な全員PDCA。
これができるようになれば、継続的な改善(いわるゆ「カイゼン」)は約束されたようなものです。

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【編集後記】
昨日は自宅・カフェに篭って、とある計画を開始しました。
形になるまで、最低でも数週間はかかりますが、得意のコツコツで進めていきます。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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