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ファイルサーバという負の遺産

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人が何人か集まって仕事をするようになると、(デジタルの)ファイルを共有する仕組みが必要になります。
多くの企業で使われているのがファイルサーバですが、既に時代に合わないシステムとなっています。
ファイルサーバを見直すだけで、システムの使い勝手が大幅に改善することもありますので、見直してみましょう。

 

ファイルサーバの困った点

ファイルサーバが一般的な組織で利用されるようになってから、20年以上が経ちました。
古くはNetWareから、その後Windowsサーバやファイルサーバ専用機(NAS)が広く利用されています。
しかし、その根本的な技術は大きく変わっておらず、現代のシステム利用環境からは大きく置いていかれています。

社内からしか利用できない

元々ファイルサーバはLANからの利用を想定していました。
ですから外出先から自分のファイルを使おうとすると、VPNを張るなど、余計な手間が掛かるのです。

社外の人とファイル共有できない

社内からの利用を想定しているので、社外の人と共有ができません。
仕方ないのでメールに添付したりするのですが、それが情報漏えい事故の温床になるのです。

モバイル対応していない

古くはWindowsのみ、良くてもMacにしか対応していません。
AndroidやiPhone/iPadに対応していなければ、いつでも・どこからでもファイルを使うことはできません。

他のシステムと連携しない

他のシステムとの連携が想定されていません。
現代では請求書を作ったら、それが会計システムに登録され、請求先に送付することも一連の流れで出来るようになっています。(会計システムやCRMなど)
写真を取ったら自動でファイル保存したり、それを人と共有する。
ファイルを作ったら、人と共有しつつ、皆で編集し合える。
ファイルの共有場所には、そういうニーズがありますが、全く対応していません。

ファイルの変更履歴が取れない

ITガバナンスの面で面倒なのが、ファイルの変更履歴を取れないことです。
誰が、いつ、どこを変更したのかの履歴が取れないと、有事の際の対応が難しくなります。

権限設定が面倒くさい

権限設定も面倒くさいです。
古くからの階層組織が前提で考えられています。
(WindowsやUNIXなどのファイルシステムに依存しているからでしょう)
ただ現在では、社外の人を含めて、個々のファイルに自由な権限設定が必要です。
それをファイルのオーナー自身に決めてもらえる仕組みが必要です。

初期投資が大きくなる/容量追加がしにくい

購入するときから、最大容量を想定しなければなりません。
多くの企業では5年間は使うでしょうから、最初から5年後の状態を想定し、
かつ多少のゆとりを持った設計が必要となります。
このご時世で5年後のシステムを想像するなど、誰ができるのでしょうか?

他にもまだまだあるのですが、この辺を挙げてみただけで、
いかにファイルサーバが現代のシステムに合っていないのか?が分かるでしょう。

 

ファイル共有の仕組みを刷新しよう

これらの困った点に対して、様々な新商品・サービスが生まれてきています。

個人にまで広く浸透しているのが「Dropbox」です。
大企業の要件まで満たそうとするなら、最初からエンタープライズ対象に生まれてきた「Box」。
後発ながら、Office365にバンドルするなどして、シェアを広めているのが「OneDrive」。

私は個人として使っているのがDropboxです。(有償のPro版にしています)
その他、支援先企業がいくつかOneDriveを使っていますし、
Boxもあるときに試験的に使っていました。
(支援先の顧客がファイルサーバを更新するのに、要件定義から商品選定までを支援したこともあります。そのときは上記3つ以外の商品・サービスも比較・検討しました)

色々なサービスが出てきていますが、一言で言えば、全ての要件を満たした商品はありません。
ですから、自分たちがファイル共有にどんなことを求めているのか?
それを整理しつつ、テストを行って(上記3つならテスト利用ができます)、どれが自分たちに合っているのか?を見定めてから導入しましょう。

最後に、ファイルは貴重な情報資産です。
バックアップを取ったりして、局地災害(地震・火災)などがあったとしても、それを失わないように、ちゃんと仕組みを作っておきましょう。

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【編集後記】
昨日、一昨日に習ったスイムの復習をしてみました。
自分の泳ぎのどこがダメなのか良く分かりました。
ドリル後、100メートルを2分サークルで泳いでみたら左手のプルで水を捉えられなくなり、
入水時に大きく水の抵抗を作ってしまっていたのです。
そのダメな点をどう改善していくのか?がまだ分かっていませんが。。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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