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セミナー主催の段取り【会場・告知メディア・事務】

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セミナー主催の段取りの続きです。
前回は企画〜告知について、告知に必要な値段設定について書きました。

実際に告知をしようと思うと、他にも悩むことが多々あるはずです。
それら諸々について、今日はご紹介します。

 

会場を早く予約しよう

まず悩むのは会場でしょう。
特にセミナー主催経験が少ないと、良い場所・使い慣れた場所がないでしょう。
自分が参加して良かったと思った会場も、いざ予約しようとすると思った以上に高かった!ということもあると思います。

最初の頃は、ただでさえ集客できないので、会場費も最小限に押さえたいところです。
安いけれども、ある程度、質の良いところ・駅から近いなどの立地の良いところを探しましょう。
お手軽価格なら、自治体の貸し会議室や、ルノアールの貸し会議室(マイ・スペース)などがあります。

ちなみに、私は最初のセミナーを主催したとき、良い場所が見つからなくて探し続けるだけで、
2〜3ヶ月経ってしまいました。。これは失敗です。
場所にこだわりすぎるよりも、多少は妥協して、早く回数をこなした方が良かったです。

ちなみにセミナーを企画すると同時に場所を予約してしまうというのも手です。
期限が決まるので、やらざるを得なくなるからです。
(慣れてくれば、応募人数に応じて、セミナー直前に適切なサイズの会議室を選ぶなど、応用が効くようになります)

なお、パワーポイントなどを使ってプレゼンする場合、プロジェクターを借りる必要があるのか?
あるいは標準設備として利用できるのか?も確認しましょう。
追加で借りると、それだけでコストが高くなってしまいますので。

 

告知するメディアを持っていますか?

次に告知をするメディアです。
ブログやメルマガなど、自分のメディアを持っていれば、それが1つの告知メディアになります。
日頃からブログやメルマガを読んで下さっている読者は、セミナー顧客になる可能性が高いので、最も有力です。
この点から考えても、日頃から情報発信することをオススメしているのです。
(セミナーに限らず、新しい事業を立ち上げるのに、自分のメディアを持っているかいないかで、全くスピード感が変わってきます)

自分のメディアがない場合、あるいは自分のメディアの補助として、
「こくちーず」などのサービスを利用するのも良いでしょう。
専用サービスだけあって、セミナーの告知や受付などの機能が充実しています。

このような自分メディア以外で募集すると、全く面識がなかった方から応募いただくなど、
偶然を誘発させることができます。
(滅多に参加者は現れないと思いますが、、私自身、過去に2名ほどしか経験がありません)

 

 

セミナー事務の自動化をしたい

セミナーを主催すると、結構な事務作業が発生します。

受付対応

応募があったときに、受け付けたことを示すメールを返し、会場・支払方法の案内などを行います。
登録メールアドレスが間違っているなんてトラブルが起こることもあります。
せっかく応募いただいたのに、応募本人にメールが届かないのです。

セミナー主催を初めて行うとき、それから数回程度は、発生する事務作業を1つ1つ行っても良いでしょう。
大人数集まらないからです。

ただ、人数が増えてきたら、あるいは事務作業に追われる時間を減らしたくなったら、
自動化していくことを目指しましょう。
私の場合はメルマガの配信サービスであるオートビズにて、メールを自動応答するようにしています。

支払対応

セミナー会場で現金でお金を受け取るのは結構大変です。
お釣りの準備が必要ですし、領収書を求められるケースがあるかもしれません。
それに個人で主催するセミナーでは、事務スタッフと講師をあなたが一人二役することになります。
講師がセミナールームで、お金の対応をするのは、あまりエレガントではありません。

そのため、私は何度目かのセミナー以降は、事前振込みをお願いするようにしました。
お釣りも必要ありませんし、領収書は発行しないと受付メールでお伝えしています。
(振込み明細をご利用下さい、と)

事前振込みで何より効果が大きいのは、ドタキャンが減ることです。
当日支払にすると、セミナー当日のドタキャン率が、どうしても高くなってしまいます。

なお、独立して以降は、カード払いも利用できるようにしました。
SPIKEというサービスを利用すれば、VISA・Masterカードであれば、すぐ使えるようになります。
月に10万円を超えると手数料が発生します。また送金時にも手数料をとられるのですが、
参加者の利便性を考えると、カード対応しておきたかったのです。
セミナーを始めたばかりの頃は、カード対応までは不要でしょう。

なお、振込みの有無を随時確認するのは大変なので、
振込みがあったときにメール通知してくれる銀行口座を作っておくと便利です。

セミナーをやるというと、集客することと、登壇して話すことが注目されがちですが、
このような事務作業を経験すること、それを自動化していくプロセスを経験することは、
独立して一人で働くためには、必要な「筋力」だと感じています。

 

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【編集後記】
息子のサッカー試合、応援に来てきます。
試合の合間にカフェに入り、ブログを書いています。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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