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IT活用の第一歩はアナログ情報のデータ化

こんにちは、渋屋です。
小さな会社、とりわけ士業が集まっている事務所のような会社では、
情報共有に苦労しているケースが多いようです。

 

たった数人なのに、情報共有ができない

以前にご相談頂いたのは、数名からなる弁護士事務所でした。
この業界は、情報共有の主な手段として、未だにFAXが使われているほど、
システム化が進んでいない業界です。

ご相談を下さった弁護士さんの内容は、

「たった数人なのに、お互いがどんな事件を担当して、
どんな業務を行っているのか?が把握できない」

「お互いに参考になる事件を担当しているハズなのに、
そのときのノウハウを共有することが難しい」

というものでした。
これは弁護士に限らず、あらゆる会社で起きていることではないでしょうか。

例えば、あなたと同じグループ・チームに所属している方の仕事内容や、
その方が持っているスキルを、他者へきちんと説明できますか?
あなたが何かに困ったとき、助言を求める人はすぐに見つかりますか?

この質問に「はい」と即答できる人は、そう多くいないと感じています。

 

まずは紙(アナログ)の情報のデータ化(デジタル化)から

大抵の場合、個人の知識・ノウハウは、その人のアタマの中やノートにあります。
そこで、(アタマの中は難しいのですが)ノートなどのアナログ情報を
できる限りデータ化(デジタル化)するようにしてみましょう。

この場合、データ化(デジタル化)すると言っても、
簡単にできるものと、そうでないものがあります。

簡単にできるのは、名刺の共有化。
机に眠っている名刺をスキャンして、データ化するだけだからです。
私の場合は、Evernoteに「名刺」という名前でノートブックを作成し、
ScanSnapでスキャンしたデータを、このノートブックに格納しています。

その際、どこで会って、どんなやり取りをしたか?
どういう印象を持ったか?という一言を添えておくと、
後日、名刺を探すときに便利です。

また複数人で名刺データを共有するのであれば、クラウドサービスを
活用する手もあります。例えば、こちらのEight
スマホのカメラで名刺を作成すると、オペレータが修正を行い、
クラウド上にデータ保管してくれます。

いつでもスマホで検索できますから、名刺を持ち歩く必要はありませんし、
他の社員も検索できるようになります。
個人情報保護の観点から見ても、できる限り頂いた名刺を持ち歩くのは
やめるようにしたいものです。

私は、このサービスをまだ本格的に利用したことがありませんが、
相手の名刺が新しくなると、自然にデータも新しくなったりなど、
クラウドサービスらしい機能が充実しています。

社員の誰が、どこの誰と会っているのか?が分かることを
情報共有の第一歩と考えると、まず名刺管理から始めるのが良いと思います。

 

データ化を阻む、古い日本文化

ただ、日本の特に古い会社には、
「集めた名刺は俺の資産だ」
「だから社内であろうとも誰にも渡さない」
という文化が根強く残っていることがあります。

そのようなときは、全社方針として、経営者自らが、
「顧客情報、パートナー情報は会社の資産である」
「だからこそ、社員全員で共有しなければならない」
という姿勢を明確に貫く必要があります。

名刺のデータ化自体は、技術的には簡単です。
しかし、このような古い文化が、データ化を進められない根本原因だったりします。
逆に言えば、この文化の変革を進めた会社は、他社に比べて先んじることができるわけです。

また、社員間の情報共有全体を考えれば、このような簡単なデータ化は
「はじめの一歩」です。
ここを乗り越えられた会社と、そうでない会社の差が開く一方なのは、言うまでもありません。

名刺の共有すらできずに、顧客管理の仕組みができあがらない会社。
顧客情報を有効に活用して、顧客が望む商品・サービスを提案して、
ビジネスを伸ばす会社。

あなたの会社は、どちらの道を進みますか?

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【編集後記】

今日は仕事後、定期的に集まっている診断士関係の集まりがあります。
毎回、アイデア満載の場になるので、今日も非常に楽しみです。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!

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