「生産性を高めましょう」と言われるようになって久しいです。
しかし、世の中で言われるほど生産性が上がっているのか？と疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。
私自身、まだまだ生産性が低いと思っています。
ただ、具体的に生産性を高めるとは、何をすれば良いのでしょうか？
生産性が低い人は、本人がそのことに気づいていないと感じています。
では、具体的にどのように行動を変えていけば良いのでしょうか。
紙をできる限り使わない
１つ目は他社・他者とのやりとりに紙を使わないことです。
紙を使おうとすると
- プリントして
- ひょっとするとホチキス止めなんかも行い
- その紙の使用後はシュレッダーや溶解箱に処理する
という手間が発生します。
ちなみに当事務所にはプリンタがないので、シェアオフィスかコンビニに行ってプリントしなければならないです。
面倒なこと、この上なし。
ミーティングで資料を使うなら、プロジェクターで投影するなり、事前にデータを共有しておけば良いだけのことです。
そのデータをどうしてもプリントしたい人だけが、自分でプリントしてくれば良いでしょう。
見積書・請求書などもデータで十分です。
むしろ紙のやりとりをすることで情報セキュリティ事故につながる可能性が高くなります。
捺印と郵送を止める
契約書も紙をやめたいものです。
双方分の２部をプリントして、それぞれが捺印。
それを郵送することになると、封筒や切手を買いに行ったり。
さらに収入印紙が必要になると、その分の追加コストが発生します。
滅多に使わない収入印紙を買いに行く手間も見逃せません。
ちなみに私は押印するのが苦手なので、一発では上手くいかないことが多いです。
不器用なんで、どうしようもありません。
クラウドサインなど、ネット上で契約を済ませれば、問題は解決します。
紙も、捺印も、郵送も不要です。
さらには印紙税もかかりませんから、時間もコストも削減できます。
また、年末ですからマイナンバーを求められることが多くあります。
簡易書留で送るよう依頼されると、それだけで士気が下がります。
郵便局の列に並んで待たなければならないですし。
https://biz-it-base.com/?p=9546
「対面」以外のコミュニケーション手段を増やす
生産性が低い人の特徴は「対面」であることを重視することです。
いえ、重視と言うより、選択肢がそれしかないのです。
強いて言えば、会えないときには電話を使います。
しかし、対面以外のコミュニケーション手段は日々増えています。
わざわざ時間をかけて会いに行かなくとも、Web会議で充分なことがほとんどです。
私の体感的には、対面で良かったと感じる会議は、月に１件あるかないかです。
それ以外はWeb会議で充分、事は足りてしまいます。
コミュニケーションの頻度を上げるなら、対面よりも電話よりもチャットの方が優れています。
相手の状態を確認する必要もなく、かしこまる必要もありませんから、次々とコメントを送ることができます。
（余談ですが、最近使い始めたZoho ConnectやSlackは、どちらもいい感じです）
なお、こういう話をすると「入力が面倒くさい。遅くなる」と反論される方が出てきます。
今は音声入力もできます。ずいぶん入力はラクになってきています。
それに電話では記録が残りません。
話した内容を再度文字起こしすることを考えたら、最初から文字にした方が効率的です。
何100年も前、人に会うためには、歩いて行くしかなかったのかもしれません。
しかし、今は自転車、自動車、電車、飛行機など、時と場合によって、様々な選択肢があります。
移動手段と同様、コミュニケーション手段も増えているのです。
対面や電話しか選択肢がないのは、何100年前の時代に固執するのと同じことです。
生産性が低い人の共通点は今のやり方を変えようとしないこと。
変化を楽しみ、新しいやり方を楽しむことが、生産性向上の第一歩だと考えています。
ここに挙げた例は、実際には些細なことばかり。
本当に生産性を上げるなら、もっと根本的なことから変えないといけません。
そんなわけで、私も頻繁にやり方を変えようとしています。
（失敗して止めることも多いですが、それも経験です）
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【編集後記】
２日連続、帰宅が遅かったので、カラダがつらいです。
今日も終日セミナーで帰りが遅いので、明日、早く寝られるようにしたいです。
今日も素晴らしい１日になります。感謝！！
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