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スモールビジネスで、システムを導入するときにやってはいけないこと

スモールビジネスでシステムを導入するとき、注意点があります。

 

教科書的な導入プロセスに「従わない」

システム関係の教科書を見ると、システムの導入プロセスはザックリと、

  • 現状分析を行い、社内の課題を抽出して、
  • 環境分析を行い、競合の動きや技術のトレンドを把握して、
  • 改革の方向性を定めつつ、システムの方針を決め、
  • 要件定義しつつ、業者選定を行う

というような流れになっています。

しかし、スモールビジネスでこんな悠長なことをしていたら、人手が全く足りません。
それにビジネスのスピード感に、システム導入が追いつかなくなってしまうでしょう。

こんな流れで進めるのではなく、スモールビジネスでは、もっとサクッと決めて導入していきます。

 

何を解決したいのか?を明確にする

最初にやるべきことは、「何を解決したいのか?」を明確にすることです。
大それたことではなく、ちょっとした困りごとで十分です。

  • 顧客管理をエクセルでやるのに限界を感じている
  • メルマガを配信して既存顧客との接点を増やしたい
  • 支払いと入金の流れ(キャッシュフロー)をちゃんと把握したい
  • ネットでモノを売ってみたい
  • 遠方の人とWebでミーティングしたい
  • お店で簡単にクレジットカード決済を導入したい

などなど。

そして、そのシンプルな困りごとを解決するために、システム(ツール)を選びます。
大事なことは、先にシステム(ツール)ありきではない、ということです。
当然のことなのですが、システムありきで提案してくるITベンダーが居るので、注意を促すためにコメントしました。

 

「選ぶ」よりも「使う」に重点を置く

さて本題なのですが、解決したい困りごとが決まったら、それを解決できそうなサービスを使ってみましょう。
信頼できる人が既に使っていたら、なお良いですね。

今、大半のサービスはWebで提供されるクラウド型です。
その多くが、お試し期間を設けています。
アカウントを登録すれば、即使えるスピード感が、スモールビジネスに合っています。
Aが良いかBが良いかを選択する時間があったら、そのお試し期間を活かして、そのサービスを使ってみた方が良いでしょう。

というのも、比較を始めた途端、機能的な面に目がいってしまうからです。
A製品とB製品、それぞれにできることをリストアップして、価格を比較して・・というように。
1〜2時間でできることなら良いのですが、この比較プロセスに1日以上割くのはもったいないです。
さらに業者選定などもやり始めると、時間が膨大に掛かってしまいます。

同じ時間を使うなら、それよりも手を動かして使ってみる。
目的はあくまでも「困りごとを解決できるかどうか」です。
それから、長く使うものですから、見た目や操作性の分かりやすさはチェックしておきましょう。

この2つがクリアできれば、他製品のことはキッパリ忘れましょう。
多くのクラウドサービスが月額数100円から数1,000円です。
1年間でも数千円から数万円程度に収まります。
「あっちの方が安かった」と後悔している経営者の時間の方がもったいないのです。

ついでに書くとクラウドを使うということは、標準機能を使うということです。
自社に多少合わないところがあっても、システム側を変えるのではなく、自社の業務をそれに合わせてしまう。
その方が合計コストは安くなります。
どうしても自社のノウハウをシステム側に反映したい場合には、kintoneのようなプラットフォームを活用できます。

スモールビジネスでは、システム(ツール)は選ぶよりも、まず使う。

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【編集後記】
昨晩、バイク練習をしようと思ったら、息子の喧嘩が発覚。
息子から事情徴収したり、お詫びの電話をするなど・・
結局、何もできない1日でした。。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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