スモールビジネスでシステムを導入するとき、注意点があります。
教科書的な導入プロセスに「従わない」
システム関係の教科書を見ると、システムの導入プロセスはザックリと、
- 現状分析を行い、社内の課題を抽出して、
- 環境分析を行い、競合の動きや技術のトレンドを把握して、
- 改革の方向性を定めつつ、システムの方針を決め、
- 要件定義しつつ、業者選定を行う
というような流れになっています。
しかし、スモールビジネスでこんな悠長なことをしていたら、人手が全く足りません。
それにビジネスのスピード感に、システム導入が追いつかなくなってしまうでしょう。
こんな流れで進めるのではなく、スモールビジネスでは、もっとサクッと決めて導入していきます。
何を解決したいのか？を明確にする
最初にやるべきことは、「何を解決したいのか？」を明確にすることです。
大それたことではなく、ちょっとした困りごとで十分です。
- 顧客管理をエクセルでやるのに限界を感じている
- メルマガを配信して既存顧客との接点を増やしたい
- 支払いと入金の流れ（キャッシュフロー）をちゃんと把握したい
- ネットでモノを売ってみたい
- 遠方の人とWebでミーティングしたい
- お店で簡単にクレジットカード決済を導入したい
などなど。
そして、そのシンプルな困りごとを解決するために、システム（ツール）を選びます。
大事なことは、先にシステム（ツール）ありきではない、ということです。
当然のことなのですが、システムありきで提案してくるITベンダーが居るので、注意を促すためにコメントしました。
「選ぶ」よりも「使う」に重点を置く
さて本題なのですが、解決したい困りごとが決まったら、それを解決できそうなサービスを使ってみましょう。
信頼できる人が既に使っていたら、なお良いですね。
今、大半のサービスはWebで提供されるクラウド型です。
その多くが、お試し期間を設けています。
アカウントを登録すれば、即使えるスピード感が、スモールビジネスに合っています。
Aが良いかBが良いかを選択する時間があったら、そのお試し期間を活かして、そのサービスを使ってみた方が良いでしょう。
というのも、比較を始めた途端、機能的な面に目がいってしまうからです。
A製品とB製品、それぞれにできることをリストアップして、価格を比較して・・というように。
１〜２時間でできることなら良いのですが、この比較プロセスに１日以上割くのはもったいないです。
さらに業者選定などもやり始めると、時間が膨大に掛かってしまいます。
同じ時間を使うなら、それよりも手を動かして使ってみる。
目的はあくまでも「困りごとを解決できるかどうか」です。
それから、長く使うものですから、見た目や操作性の分かりやすさはチェックしておきましょう。
この２つがクリアできれば、他製品のことはキッパリ忘れましょう。
多くのクラウドサービスが月額数100円から数1,000円です。
１年間でも数千円から数万円程度に収まります。
「あっちの方が安かった」と後悔している経営者の時間の方がもったいないのです。
ついでに書くとクラウドを使うということは、標準機能を使うということです。
自社に多少合わないところがあっても、システム側を変えるのではなく、自社の業務をそれに合わせてしまう。
その方が合計コストは安くなります。
どうしても自社のノウハウをシステム側に反映したい場合には、kintoneのようなプラットフォームを活用できます。
スモールビジネスでは、システム（ツール）は選ぶよりも、まず使う。
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【編集後記】
昨晩、バイク練習をしようと思ったら、息子の喧嘩が発覚。
息子から事情徴収したり、お詫びの電話をするなど・・
結局、何もできない１日でした。。
今日も素晴らしい１日になります。感謝！！
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