文部科学省がメールを誤送信した問題で、対策のために「機密情報は紙でやりとりする」というニュースがありました。
http://www.huffingtonpost.jp/2017/01/10/mext_n_14075062.html
「いや、紙はないでしょ」と思いつつ、ではどうすれば良いのか？を考えてみました。
人間はミスをする前提でルールやシステムは作られるべきもの
これまで多くの企業でメールの誤送信事故が起きてきました。
そのたびに様々な対策が練られてきました。
私が見たことのあるものを挙げると、
- メール送信時に、宛先の再確認の画面を追加する
- 添付ファイルにパスワードを付ける（手動で）
- 添付ファイルを自動的に暗号化してパスワードをつける（システムで）
- メールアドレスの自動補完機能をOFFにする
- メール送信後、一定時間は送信せず、取り消しすることができるようにする
その他、文書で注意を促したり、事故を起こしたらなんちゃら・・と圧力をかけたり。
色々と見てきました。
でも、メールの誤送信事故はなくなりません。
人間はミスをするものだからです。
その大前提を無視して、業務ルールを決めたりシステムを作っても、効果がないのは当然です。
パスワードをメールで送らない
上記に挙げたような対策の多くは大企業での話です。
わざわざシステムに手を加えて、メール誤送信を防止するほど、多くの中小企業は手が回りません。
多くのケースでファイルに手動でZIPパスワードをつけるのが一般的ではないでしょうか。
しかし、そのパスワードもメールで送られることがほとんど。
これはセキュリティ的には、ほぼ意味がありません。
鍵と錠前を一緒に同じ宛先に送るようなものだからです。
どうしてもこのようなやり方しか選べないのであれば、
事前にパスワードのルールを決めておくか、パスワードはメール以外の手段で共有すべきでしょう。
なお、この次に示すように、お金をかけずにミスを確実に回避する仕組みは作れます。
出来る限りZIPでパスワードというのも卒業したいところです。
それにWindows以外のMacやタブレット、スマホが浸透してきている現状、ZIPパスワードは運用に耐え難くなってきています。
ファイル添付は過去のもの
そもそもメールにファイルを添付するから、間違った宛先に送ったときに事故になるのです。
ですから私は極力、ファイルを添付しないようにしています。
（取引先からどうしても、と言われたら渋々したがうのですが・・）
私は以下のようにしています。
- ファイルをクラウドストレージ（Dropboxなど）に置く
- クラウドストレージで、ファイルを共有したい人だけに参照権限（あるいは編集権限）を付与する
- そのファイルをクラウドストレージで共有設定する
あとは必要に応じて、そのファイルを共有したことを宛先に連絡するだけです。
もう少し緩い情報のときには、２の手間を省いて、リンク（URL）を知っている人なら誰でも参照できるようにします。
このやり方なら、メール誤送信は関係ありません。
ファイルがあちこちに分散しないので、クラウドストレージ上のファイルを皆で参照・編集することによって、チーム作業が進めやすくなります。（オリジナルのファイルは常に１つ）
ファイルの変更履歴も残せるので、間違って編集した場合には、以前のファイルに戻すことも可能です。
https://biz-it-base.com/?p=7748
私が昔からのファイルサーバは、もう使用に耐えられないと感じています。
その理由は上記のような使い方ができないからです。
特に社外の方とファイル共有するのにメールに依存することになります。だから誤送信が起こるのです。
月に数100円程度のクラウドストレージを使うだけで、これだけのことができて、しかもセキュリティレベルを上げられるのですから、使わない手はないと感じています。
なお、冒頭の「紙はないでしょ」と思うのは、働く場所や時間を限定されてしまうからです。
いくら機密情報だからと言って、本当に同じ場所に関係者が集まる必要があるのか？疑問です。
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【編集後記】
今日は午前中は横浜、午後は都内。
週末はある企業で研修講師、来週も商工会でセミナー講師をするので、準備に追われています。
今日も素晴らしい１日になります。感謝！！
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