時間・タスク管理

仕事を細分化してゴールを共有、「残業のない職場を生みだすためのワークショップ」より

昨晩、ビジネスモデル・キャンバスを使ったビジネスモデルデザイン講座に参加してきました。
私は普段、ビジネスモデルを考えるのにはBASiCS、マーケティングを考えるのにはマインドフローを中心に使っていますが、たまに異なるフレームワークに触れるのも良いですね。
アタマが刺激されました。

さて前回は、そもそも「頑張る」とは何なのか?
正しく頑張って成果を出すためには、「明確なゴール」が必要だと書きました。

今回はその続きです。
ゴールを明確にするには、どうすれば良いのでしょうか?
個人の視点と、マネージャの視点から考えてみましょう。

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仕事を細分化する

まず、個人の視点で見てみます。
ゴールを明確にするためには、やるべきことと、達成したかどうかが明確になるまで、仕事を細分化すると良いと感じています。

「上司に依頼されたレポートを作成する(4時間)」では、粗すぎです。
これではやるべきことが不明確だからです。
もっと、細分化する必要があるでしょう。

  • 何のため、誰のためのレポートなのか?提出期限を上司に確認する
  • レポートの章立てを決める
  • レポートに必要なデータを収集する
  • レポートを作成する
  • レポートを提出する

最低でも、このくらいまでは細分化したいものです。
ソフトウェア開発手法で知られるアジャイル開発では、このように誰が見てもやることが明確なレベルまで仕事を細分化します。
その上で、チームの中で細分化された仕事をそれぞれ

  • P(Problem:問題となっていること)
  • T(Try:トライしたいこと)
  • K(Keep:キープしたいこと)

の3つに分類し、毎朝のミーティングで昨日の進捗と今日の目標を共有するのです。
このように、誰が見ても明確なゴールを設定しつつ、毎日進捗を確認することで、高速なソフトウェア開発が可能になっています。

上記のレポート作成のように、ホワイトカラー(知識労働者)の仕事は全て同じように考えることができます。
アジャイル開発の達人によれば、1つの仕事が30分以上になっている場合、細分化が足りないと言います。
出来れば15分単位くらいまでには細分化すべき、と。

これによって、自分しかできない仕事と、他者にお願いできる仕事も明確になるメリットがあります。
レポート作成は自分の仕事でも、データ収集だけは若手にお願いする、などができるのです。

このように仕事を細分化することによって、進捗が管理できます。
管理でき、測定できるようになれば、改善ができるのです。

 

マネージャは組織の目標を明確に定義する

今度はマネージャの視点に立って考えてみましょう。
前回も書きましたが、「車を100万台売って来い」は目標ではありません。
単なるお願いです。

100万台売るためにはどうすれば良いのか?
具体的な行動指針に落とし込むことが必要です。
ここでも、求められるのは細分化することです。

イベントの来客者数を何人に設定するのか?
ホームページからの問い合わせを何件にするのか?
代理店、各店舗への来客者数は?

このように細分化していくことによって、イベント担当者やホームページ担当者の目標が明確になっていきます。

 

マネージャから個人に仕事を渡すときのルール

マネージャが部下に仕事を渡すときには、この細分化のレベルを部下のレベルに合わせたいものです。

『7つの習慣』ではデリゲーションという表現で書かれています。
簡単にまとめると

  • 望む結果や出すべき結果について明確な相互理解を得る
  • 「どうやって」より「何を」が大事である
  • 「手段」ではなく結果に焦点をあわせる

という感じでしょうか。

最初にあるのは、「相互理解」です。
マネージャが自分だけ理解して部下に仕事を丸投げするのは論外です。
部下と相互に理解する必要があるのです。

そして結果にフォーカスして、そのやり方については、部下に任せます。
それが自主性を重んじることになるからです。

既に十分な経験を積んでいる部下に対しては、このやり方で良いでしょう。
一方で、まだ入ったばかりの新人では、できないかもしれません。
その場合は、仕事を新人が理解できるレベルにまで細分化します。

「レポート作成」はできなくても、「レポートの章立てを考える」ならできるかもしれません。

こうやって仕事を相互理解して進めていけば、
自分がどこまでやれば良いのか?が明確になり、結果として「頑張る」ことができるようになります。
正しく頑張ることができれば、無駄な残業も減っていきますね。

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【編集後記】
今日は小学校の卒業式。息子が通っていた保育園も卒園式です。
もう、そういう季節なんですね。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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