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セミナーを主催するために必要なツール(告知・募集から決済、配信・録画まで)

自分でセミナーを主催するためには、ツールを使いこなす必要があります。
私が利用しているツールを中心に、紹介します。

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告知・募集ページ

セミナーに参加いただくためには、まず知ってもらわなければなりません。
テーマと日時・場所、そして料金を告知して、興味を持ってもらうための場所が必要です。

私の場合は、本ブログを運営しているWordpressで固定ページをつくって告知しています。
以下の写真は先日行ったセミナー主催のセミナーです。

ペライチ」を使って告知・募集したこともあります。
誰でも簡単に、見た目の良いページをつくることができるのが特徴です。

 

登録フォーム・メール自動応答

セミナーは告知しただけでは、申し込んでいただくことができません。
氏名やメールアドレスを入力してもらう「登録フォーム」が必要です。

私はこのフォームを「Zoho Form」で作成し、募集ページに張り付けています。
Zoho Formだと、以下のような機能があるからです。

  • 登録者を顧客管理システム(Zoho CRM)に取り込める
  • 自動でメール返信ができる(後述)

Zoho CRM自体にも同様の機能があるのですが、メール返信設定がラクだったので、今はこちらを利用しています。

WordPressを使っている場合は、フォームの定番である「Contact フォーム 7」を使ったり、
Googleフォーム」で作成する手もあります。
私の場合はCRMとの自動連携を優先して、Zohoを活用しています。

お客様がフォームから入力してくれたときに、自動でメールを送信しています。
このメールの目的は以下です。

  • 入力項目に間違いがないか?を確認して頂く
  • 募集ページには詳細を書かなかったセミナー会場を案内する
  • 支払方法を伝える

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支払い・クレジットカード決済

自動返信メールにて支払方法を案内しています。
銀行振込とクレジットカードです。

銀行振込はメールに口座番号を書いて案内しているだけですので、
何かツールを使っているわけではありません。

一方、クレジットカード決済には「Paymo biz」を利用しています。
ここで商品(セミナー)を作成すると、商品ページができるので、
そのURLをメールでお伝えしています。

ここまでのツールは、お客様が見る順番に説明しましたが、
設定する上では、逆の流れで行います。

  1. Paymo bizでクレジットカード決済の設定を終わらせてURLを取得する
  2. 登録フォームを作成
  3. 決済用のURL案内を含んだ自動メールの設定を行う
  4. 設定した登録フォームを張り付けた告知ページを作成

余談ですが、メルマガ読者さんはお気づきだと思いますが、私がメルマガでセミナー告知してから、
実際に募集開始するまでに時間が掛かるのは、上記1~4を行っているからです。
(空き時間でチマチマやっているからですが・・)

意外と大変なので、もう少し簡素化したいなと思っています。
(後述するイベント管理ツールの利用など)

 

前日リマインド・後日アンケート

セミナー前日にはリマインドメールを送付します。
自動化しても良いのですが、やっていません。
自動化設定する手間と、CRMに登録された参加者に一斉メールするのと、手間が変わりませんので。

後日アンケートも同様です。
CRMから参加者に向けてメール送信しています。

私はアンケートは点数評価を求めません。
1〜5を選んで頂いたところで、あまり有益な情報が得られないからです。
私自身、5点満点のアンケートが配られた時点で、だいたい4(良い)か5(非常に良い)を選択してしまいます。
そこに確固たる想いはありません。

点数を取るのであれば、アンケートツールを使うと分析が楽になりますが、
上述の通り、私はお客様に文章を書いていただく方針なので、メールを送っているだけです。

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セミナーのWeb配信・録画

セミナーをWebで配信したり、内容を録画して後で見られるようにしたり。
最も利用されているのは「Zoom」ではないでしょうか。
最近受講したWebセミナーや、動画セミナーは、最もZoomが多かったです。

私は「Zoho Showtime」を使っています。
以前はZoomを使っていましたが、Zoho Oneというライセンスに、このShowtimeも入っていますので。

と言いつつ、まだ数回しか利用していないので、まだ試験段階と言ったところでしょうか。
基本的な機能は十分だと感じています。
今後、セミナーをやる度に録画しようかと。

 

イベント管理ツール

なお、ここまで書きました募集から前日リマインド・後日アンケートなどといった一連の流れを
まとめて行えるイベント管理ツールがあります。
こくちーずPro」や「Peatix」などです。

ツールとしての使い勝手もさることながら、一番のメリットは、これらのツールがプラットフォームとなっていること。
こくちーず利用者が別のセミナーに申し込んだりという流れが発生しています。

自分の告知ページが、まだまだ狙っているターゲットにリーチしない場合、これらのツールを利用するのも良いでしょう。
様々なツールがありますが、個人的にはツールとしての差よりも、この利用者に違いがあると感じています。
例えば、私も良く利用する「e-moshicom」はランニングやバイク(自転車)に特化したイベントサイトです。

もちろん、ツールとしても洗練されて使いやすくなってきています。
私が利用しているZohoからも「Zoho Backstage」というツールがリリースされています。
そのうち使ってみようと思っています。
(なんだかんだ、セミナー主催の度に、色んなツールを並行して設定するのは手間ですので)

必要に応じて、これらのツールを使い分けながら、上手に活用していきたいですね!

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