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神エクセルを回避する、ファイル作成時の思考法

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世の中から神エクセル(ネ申エクセル)がなくなりません。
厳密に言うとエクセルだけでなく、ワードもです。

神エクセルについては、こちらの記事をご覧下さい。

なぜこんなにひどい資料が生まれてしまうのか。
そして生まれ続けるのか?
「ITリテラシーが低すぎる」と文句だけ言っていても解決しそうな気配がしないので、
基本的な考え方をまとめてみました。

 

悪い資料を生み出す人の思考法

神レベルまでいかないとしても、使いにくい資料はワンサカ溢れています。
例えば中小企業診断士協会のページにあった、この登録申請書。

kamiword

実に入力しにくく、イラっとさせられます。
この資料を生み出してしまった人の思考法は、下図のようになっているでしょう。

bad

資料を作る時点で入力してもらうデータと、出力したい見た目を同時に考えているのです。
そして、神レベルになると、もうデータのことなんて考えていません。

kamiexcel3

こんなやつですね。
データを再入力しない限り再活用ができませんので、デジタルファイルとしての価値はゼロです。
こういう資料を生み出す人の思考法は、このようになっています。

kami

データのことは一切考えていません。
最初から印刷して使う資料のことしか考えられないのです。

こういう人たちはエクセルやワードの使い方を知らないだけでなく、
そもそもの思考法が間違っているのです。

 

良い資料を生み出す人の思考法

では、価値のあるデジタルファイルを生み出す人は、どのように思考しているのでしょうか。

good

このように、データを入力してもらうときと、
必要に応じて見た目を整えて出力するときを、完全に切り離して考えているのです。

氏名・住所・売上・ページビュー、何でも良いのですが、
データの入力時は、とにかくを入力しやすくすることに注力します。

pv

これは私がブログをアメブロからWordpressに移行した後のデータです。
左の列から日付、ページビュー数(PV)、その90日平均、ユニークユーザー数(UU)、その90日平均が並んでいます。
余談ですがアメブロ時代より圧倒的にPVが減ってしまい、当時は凹んだものでした。

このように入力しやすく、後でデータを加工しやすい形でデータを作りましょう。
この時点では見た目は一切無視です。

後から(ここが大事!)必要に応じてデータを加工して、見た目を整えて出力します。
データ加工しやすくするためには、1つの列には、1種類のデータしか置きません。
住所と氏名と電気代が混ざったらデータを加工(処理)出来なくなってしまいます。
神エクセルのような状態を避けましょう。

そして、罫線は最後の最後まで引きません。
エクセルを立ち上げて、罫線から引く人が居ますが、即やめましょう。
最初から出力形式(様式)のことを考えてしまっているからです。

上図のように「データ入力」「データの加工」「資料としての出力」、この3つを分けて考えること。
より正確に言えば、後工程で苦労しないように前工程を考えること。

 

多数の人からデータを集めるときにはアンケートシステムを使う

一点補足をしますが、数多くの人からデータを集める場合、
そもそもエクセルやワードは適していません。

ファイルをメールで送るなどの手間が発生しますし、
複数のファイルを統合してデータを集める作業が発生してしまうからです。
こういう無駄があると、そこで時間・お金が掛かったり、
セキュリティ事故が起こる原因になってしまいます。

多数の人からデータを集めるときには、Googleフォームのような
アンケートシステムを利用しましょう。
最初からデータが一箇所に集まるので、「良い資料を生み出す人の思考法」がそのまま使えます。

最後に。これ以上、悲惨なデジタルファイルが生まれませんように。
ダメなデジタルファイルの悪影響を食らう人が減りますように。
切に願って止みません。

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【編集後記】
今日は2件コンサルティングの後、
夜は某所でWebマーケティングのセミナー講師をしてきます。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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