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神エクセルを回避する、ファイル作成時の思考法

世の中から神エクセル(ネ申エクセル)がなくなりません。
厳密に言うとエクセルだけでなく、ワードもです。

神エクセルについては、こちらの記事をご覧下さい。

なぜこんなにひどい資料が生まれてしまうのか。
そして生まれ続けるのか?
「ITリテラシーが低すぎる」と文句だけ言っていても解決しそうな気配がしないので、
基本的な考え方をまとめてみました。

 

悪い資料を生み出す人の思考法

神レベルまでいかないとしても、使いにくい資料はワンサカ溢れています。
例えば中小企業診断士協会のページにあった、この登録申請書。

kamiword

実に入力しにくく、イラっとさせられます。
この資料を生み出してしまった人の思考法は、下図のようになっているでしょう。

bad

資料を作る時点で入力してもらうデータと、出力したい見た目を同時に考えているのです。
そして、神レベルになると、もうデータのことなんて考えていません。

kamiexcel3

こんなやつですね。
データを再入力しない限り再活用ができませんので、デジタルファイルとしての価値はゼロです。
こういう資料を生み出す人の思考法は、このようになっています。

kami

データのことは一切考えていません。
最初から印刷して使う資料のことしか考えられないのです。

こういう人たちはエクセルやワードの使い方を知らないだけでなく、
そもそもの思考法が間違っているのです。

 

良い資料を生み出す人の思考法

では、価値のあるデジタルファイルを生み出す人は、どのように思考しているのでしょうか。

good

このように、データを入力してもらうときと、
必要に応じて見た目を整えて出力するときを、完全に切り離して考えているのです。

氏名・住所・売上・ページビュー、何でも良いのですが、
データの入力時は、とにかくを入力しやすくすることに注力します。

pv

これは私がブログをアメブロからWordpressに移行した後のデータです。
左の列から日付、ページビュー数(PV)、その90日平均、ユニークユーザー数(UU)、その90日平均が並んでいます。
余談ですがアメブロ時代より圧倒的にPVが減ってしまい、当時は凹んだものでした。

このように入力しやすく、後でデータを加工しやすい形でデータを作りましょう。
この時点では見た目は一切無視です。

後から(ここが大事!)必要に応じてデータを加工して、見た目を整えて出力します。
データ加工しやすくするためには、1つの列には、1種類のデータしか置きません。
住所と氏名と電気代が混ざったらデータを加工(処理)出来なくなってしまいます。
神エクセルのような状態を避けましょう。

そして、罫線は最後の最後まで引きません。
エクセルを立ち上げて、罫線から引く人が居ますが、即やめましょう。
最初から出力形式(様式)のことを考えてしまっているからです。

上図のように「データ入力」「データの加工」「資料としての出力」、この3つを分けて考えること。
より正確に言えば、後工程で苦労しないように前工程を考えること。

 

多数の人からデータを集めるときにはアンケートシステムを使う

一点補足をしますが、数多くの人からデータを集める場合、
そもそもエクセルやワードは適していません。

ファイルをメールで送るなどの手間が発生しますし、
複数のファイルを統合してデータを集める作業が発生してしまうからです。
こういう無駄があると、そこで時間・お金が掛かったり、
セキュリティ事故が起こる原因になってしまいます。

多数の人からデータを集めるときには、Googleフォームのような
アンケートシステムを利用しましょう。
最初からデータが一箇所に集まるので、「良い資料を生み出す人の思考法」がそのまま使えます。

最後に。これ以上、悲惨なデジタルファイルが生まれませんように。
ダメなデジタルファイルの悪影響を食らう人が減りますように。
切に願って止みません。

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【編集後記】
今日は2件コンサルティングの後、
夜は某所でWebマーケティングのセミナー講師をしてきます。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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