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メール疲れからの脱却

こんにちは、渋屋です。

 

世の中、「SNS疲れ」なんて言葉もありますが、数多くのオフィスワーカーにとって喫緊の問題は、むしろ「メール」ではないでしょうか。私自身、数年前までは毎日500通以上のメールに対応していました。夏休み等の休暇をとって、復帰初日に3,000通も届いていると、そのままメール全部捨てたくなったことを覚えています。

今は部署異動したこともあり、色々と工夫をして対応するメールの数をかなり減らせています。

 

メールの問題点

そもそも、なぜメール疲れしてしまうのか?メールの問題点を挙げてみます。

 

情報共有されたものとの「誤解」を生む

メールは送る側にとって、非常に気楽なツールです。電話のように相手が出られるかどうか?を気にする必要もありません。その気楽さが、大量のメールを生んでいるような気がします。

その気楽さゆえ、「FYI(For your infomation)」的に転送されてくるメールや、メーリングリストを利用しての情報共有が多いです。しかし、メールを受ける側の立場に立ってみると、このようなメールはあまり熟読しません。

送る側は情報共有したつもりになり、送られた側は適当に流し読みしている。このような差が生まれやすいツールなのです。しかし、送った側は「読んでないあなたが悪い」という気持ちになるでしょう。このような情報共有の錯覚が、メール疲れを有無原因だと感じています。

 

第2象限の時間を奪う

メールソフトを開きっぱなしにしていると、次から次へとメールがやってきます。ソフトによっては、メールが届いてくれたことをわざわざ通知してくるソフトもあります。このような状況で、果たして集中できるでしょうか?気になる内容・差出人からメールが届いてしまうと、そちら気をとられてしまいます。

私達の活動は、第2象限(緊急ではないが、重要なこと)の活動によって成果が上がります。しかし、メールに気をとられて緊急なこと(第1・第3象限)に追われていたら、いつまで経っても第2象限の活動ができません。結果的に成果を上げられなくなってしまうのです。終わらないもぐら叩きをしているようなもので、これが疲れを生んでいると思います。

 

対応方法

では、実際にどのような対応をすれば良いのでしょうか?以降は、私がこれまで試してみたことを列挙してみます。

 

メールソフトを開く時間を限定する

貴重な第2象限の時間を奪われないために、1日のうちでメールソフトを開く時間を限定します。1日中、メールソフトを開いていると既述のように、貴重な時間と集中力を奪われてしまいます。特に1日の仕事を始めるタイミングでメールを見ると、囚われます。メール対応する時間を前もって決めるのと、バランスの取れた1日になるように感じています。

 

メールを減らす

そもそも無駄なメールを送らない。受信しない。メールの数を減らすことができれば、それだけ負担は減ります。読んでいないメーリングリストから抜けたり、自動フィルタ(振り分け)を活用して、手動の対応を減らしたり。メーリングリストから抜けるときには、メンバーに抜けることを宣言しておくと、後々のトラブルを避けられるでしょう。

 

口頭で対応できることは口頭で済ます

メールを返すのは、最低でも分単位の時間が掛かります。細かな機微にまで触れようとすると、悩む時間がさらに増えます。であれば、口頭で対応できることは口頭で対応してしまった方が良いでしょう。

私自身、かつてはメールに対する対応を口頭にすることには、記録が残らないため抵抗感がありました。ただ、会話した方が良いことがあるのは事実ですので、その都度、適切なメディアを選ぶようになりました。

受信トレイにメールを残さない

最後に受信トレイにメールを残したままにしないようにしています。受信トレイにメールが残っていることは、気になることが徐々に積みあがっているのと同義です。だんだんと心の負担になっていきますので、できる限り受信トレイは空にしておくのが精神衛生上、良いと感じています。

 

第2象限の時間を確保し、本当に緊急事態が起きたときに対応できるようにするためにも、メールの使い方は工夫したいですね。

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【編集後記】

今日は雨が止んでくれれば、RUN仲間とサシRUNの予定です。なんと5月中旬以来のRUNです。ウォーキングやスイムは行っていたのですが、多少の運動はOKが出たので、たまにはRUNを入れてみようと思います。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!

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