おはようございます。渋屋です。
勉強会を開催するまでには、内容を練って、告知・集客をして、と大変な苦労をしてきたはずです。
上手く当日を運営するために、必要な持ち物を確認しておきましょう。
■事務として必要なもの
・参加者リスト
誰が来ていて、誰が来ていないのか？を確認するなど、重要な役割を果たします。
特に面識の少ない方が参加される場合には、必須でしょう。
なお、私は誰がどこに座ったのか？をメモするようにしています。
名前と顔を一致させるためです。
・ノート、ボールペン
何らかのメモを取ることはあると思いますので、準備しておいた方が安心です。
・セミナー会場費用
事前振込の場合には、忘れてしまって大丈夫です。
現地支払の場合には、事務処理を円滑に進めるために、お釣りの無いように準備していきます。
・お釣り、領収書
現地で集金する場合には、参加者がピッタリの金額を持ってくるとは限りません。お釣りを準備しておきましょう。
ただ、現地でのお金のやりとりは、何となく空気が冷める気がするので、私は事前集金をお勧めしています。
なお、参加者が領収書を必要とすることがありますので、準備しておきたいです。
普段から領収書を貰うことはあっても、渡すことは少ないでしょうから、前もって準備しておかないと、直前に慌てることになります。
・アンケート
現地でアンケートを取るなら必要です。
私は、後日メールなどで取ることをお勧めしています。
現地では、なかなかゆっくり書いて頂けないからです。
・名刺
現地で挨拶するためには必要でしょう。
もしまだ作成されていない方は、今後のためにも作成しておきましょう。
（会社の名刺を渡すわけにもいかないでしょうから）
・ドアに張り出しておく案内
参加者が会場で迷わずに入ってこれるよう、ドアに案内を張り出しておいた方が良いでしょう。
私はまだ実践したことが無いのですが、周りがやっていて良さそうだと思いました。
会場準備中に入ってこられると困るので、開場時間を示す役割もあります。
（以前に、机の移動中に会場に入られてしまい、少し困ったことがありました）
・音楽
会場の雰囲気を柔らかくするために、私は毎回、音楽を流すようにしています。
色々な勉強会に出てみて、必要かどうか？必要ならどういう音楽が良いのか？を探してみて下さい。
パソコンに入れておいて流したり、スマホに入れてスピーカーやプロジェクターにて出力する方法もあるでしょう。
■
勉強会のメインである講義・プレゼンをするために必要なものは、明日に続けたいと思います。
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■終わりに
全４回シリーズのITトレンド勉強会、いよいよ今日が最終回です。
しっかり締められるようにしたいです。
今日も素晴らしい１日になりそうです。感謝！！
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