世の中から神エクセル（ネ申エクセル）がなくなりません。
厳密に言うとエクセルだけでなく、ワードもです。
神エクセルについては、こちらの記事をご覧下さい。
https://biz-it-base.com/?p=7413
なぜこんなにひどい資料が生まれてしまうのか。
そして生まれ続けるのか？
「ITリテラシーが低すぎる」と文句だけ言っていても解決しそうな気配がしないので、
基本的な考え方をまとめてみました。
悪い資料を生み出す人の思考法
神レベルまでいかないとしても、使いにくい資料はワンサカ溢れています。
例えば中小企業診断士協会のページにあった、この登録申請書。
実に入力しにくく、イラっとさせられます。
この資料を生み出してしまった人の思考法は、下図のようになっているでしょう。
資料を作る時点で入力してもらうデータと、出力したい見た目を同時に考えているのです。
そして、神レベルになると、もうデータのことなんて考えていません。
こんなやつですね。
データを再入力しない限り再活用ができませんので、デジタルファイルとしての価値はゼロです。
こういう資料を生み出す人の思考法は、このようになっています。
データのことは一切考えていません。
最初から印刷して使う資料のことしか考えられないのです。
こういう人たちはエクセルやワードの使い方を知らないだけでなく、
そもそもの思考法が間違っているのです。
良い資料を生み出す人の思考法
では、価値のあるデジタルファイルを生み出す人は、どのように思考しているのでしょうか。
このように、データを入力してもらうときと、
必要に応じて見た目を整えて出力するときを、完全に切り離して考えているのです。
氏名・住所・売上・ページビュー、何でも良いのですが、
データの入力時は、とにかくを入力しやすくすることに注力します。
これは私がブログをアメブロからWordpressに移行した後のデータです。
左の列から日付、ページビュー数（PV）、その90日平均、ユニークユーザー数（UU）、その90日平均が並んでいます。
余談ですがアメブロ時代より圧倒的にPVが減ってしまい、当時は凹んだものでした。
このように入力しやすく、後でデータを加工しやすい形でデータを作りましょう。
この時点では見た目は一切無視です。
後から（ここが大事！）必要に応じてデータを加工して、見た目を整えて出力します。
データ加工しやすくするためには、１つの列には、１種類のデータしか置きません。
住所と氏名と電気代が混ざったらデータを加工（処理）出来なくなってしまいます。
神エクセルのような状態を避けましょう。
そして、罫線は最後の最後まで引きません。
エクセルを立ち上げて、罫線から引く人が居ますが、即やめましょう。
最初から出力形式（様式）のことを考えてしまっているからです。
上図のように「データ入力」「データの加工」「資料としての出力」、この３つを分けて考えること。
より正確に言えば、後工程で苦労しないように前工程を考えること。
多数の人からデータを集めるときにはアンケートシステムを使う
一点補足をしますが、数多くの人からデータを集める場合、
そもそもエクセルやワードは適していません。
ファイルをメールで送るなどの手間が発生しますし、
複数のファイルを統合してデータを集める作業が発生してしまうからです。
こういう無駄があると、そこで時間・お金が掛かったり、
セキュリティ事故が起こる原因になってしまいます。
多数の人からデータを集めるときには、Googleフォームのような
アンケートシステムを利用しましょう。
最初からデータが一箇所に集まるので、「良い資料を生み出す人の思考法」がそのまま使えます。
最後に。これ以上、悲惨なデジタルファイルが生まれませんように。
ダメなデジタルファイルの悪影響を食らう人が減りますように。
切に願って止みません。
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【編集後記】
今日は２件コンサルティングの後、
夜は某所でWebマーケティングのセミナー講師をしてきます。
今日も素晴らしい１日になります。感謝！！
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