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FAXより、もっとやめて欲しいのは電話!

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少し前に、もうFAXはやめてくれという、悲痛の声を書きました。
「FAXでお申し込み下さい」とか書かれていると、その時点で申し込む気が失せます。

ただ、それ以上に「実害」を受けているものがあります。
「電話」です。
あんなものを日常的に使っているから、いつまでも生産性が上がらないと思うのです。

 

いきなりかける電話は、相手の時間を奪う

電話をもらうと、自分がやっていたことが中断されてしまいます。
「出なければいいじゃん」と言われるかもしれませんが、電話が鳴っている時点で、集中力が途切れます。
「緊急事態だったら?」「誰からだろう」などと考えてしまうからです。

集中していたら1時間で終わることがあったとします。
30分経ったときに、いきなり電話がかかってきたら。
その電話に10分対応したら、終わる時間が10分遅くなります。
実際には、集中力を切られて、再度そのことに取り組みなおす必要があるので、20~30分は遅れるでしょう。

こうして電話は相手の時間を奪うのです。
いつでもどこでも電話してしまう人は、「時間は貴重である」という感覚がないのでしょう。

その際たる例が営業電話。
電話がかかってくるだけで時間の無駄になってしまうのに、
応対してしまったら、さらに中身はどうでもいいという2段階攻撃。
人生史上、営業電話で良い思いをした(=買い物につながった)ことがありません。

さらに余談ですが、駅のプラットフォームなど、公衆の面前で明らかに機密情報を電話でしゃべっている人がいます。
顧客会社名、担当者名、電話番号、見積り金額、案件の状況・・etc
こういうことを第三者に聴かれる可能性のある場所で話すのは、セキュリティ意識が低いと言わざるを得ません。

スマホで誰でも簡単に録音ができる時代です。
そういう意味でも、電話が使いやすいシーンは、確実に減っているのです。

 

電話をかけたいなら、アポを取るべし

と、ここまで電話の悪口ばかり書いてきましたが、もちろん使うシーンはあります。
文章では伝わりきらない空気感やニュアンスを探るには、会うのが一番ですが、それができないときは電話になります。
あるいは、緊急のときです。

緊急のときは仕方ありませんが、それ以外のときはアポを取るべきだと思っています。
「10時から電話で」と分かっていれば、その時間に仕事をいれないので、集中力を切られることもありません。
そういう意味では、私にとって電話は、ビデオ(音声+画像)会議と同じような位置付けです。

アポなく、いきなり電話をかけることが時間のロスを生みます。
これは電話の強烈なデメリットですから、その点を理解した上で、上手く電話を使いたいですね。

なお私の場合、記憶している限り、この2年間ほどの間に、1度だけアポなしで突然電話をかけたことがあります。
顧客先に忘れ物をして、担当の方がオフィスを出る前に、引き止める必要があったからです。。

 

ツールのメリット・デメリットを知って、最適な選択をする

電話やFAXに限らず、あらゆるツールには良い面もあれば、悪い面もあります。
かつて、対面以外の情報伝達手段と言えば、電話、郵便、FAXくらいだったのでしょう。

そこにインターネットが現れ、メール(e-mail)が一般的になりました。
さらにビデオ会議、チャット、SNSと言うようにツールが乱立してきました。
これらの変化を嫌う人たちが、未だに電話、郵便、FAXにこだわっているのでしょう。

ただ、現代には無数の選択肢があります。
ツールのメリット・デメリットを理解した上で最適な組み合わせで使った方が、当然良いでしょう。
より良いものが出てきているにも関わらず、変化を拒むのは、自ら成長を止めているようなものです。

相手の時間をさえぎらないという意味では、メールやチャット、SNSなどが有利です。
ですから、私が普段使う連絡手段はこれらです。
よりしっかり会話したいときには、Web会議や音声会議。
(電話じゃなくて、Skypeなどのツールを使うことがほとんどです)
電話は緊急時のみ。郵便は相手(役所など)に指定されたときのみ。
FAXは独立以来、使ったことがありません。
(以前はFAXサーバを使っていましたが、独立前に契約解除しました)

情報伝達のツールは日々進化しています。
変化を嫌がるのではなく、これらを試しながら、常に自分の最適解を探るようにしたいものです。

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【編集後記】
今日は、ある会社の社長と、本当に有意義なお話しをすることができました。
視座の高い方と会話すると、自分も引き上げられますね。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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