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日頃から使っているツールと生産性の関係

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日頃から多くの会社・人とお会いしていると、
普段使っているツールと、その会社・人の生産性には関係があるように感じています。
特にホワイトカラーを意識しながら、まとめてみました。

 

レベル0:パソコンやインターネットが使えない

中小企業では、まだこのレベルにある会社が結構あります。
その例が、昨日も書いたFAXです。

電話が多い会社もこのレベルに属しているように感じます。
その他の例を挙げると、未だに電卓を駆使しまくっている会社も同様です。
(履歴が残って関数も使えるExcelの方が良いでしょう、と思うのですが)

紙での受発注を行なうので、日々の売上が管理できなかったり、
顧客毎の売上管理ができないから、優良顧客が誰か分からなかったりします。
ここでの問題は「見える化ができていない」ということです。

また、ハンコを押すためや会議のために
オフィスに出社しなければならなかったりします。
ここでの問題は「仕事の多くが場所に縛られている」ことです。

デジタル化が全く進んでいない会社ですから、生産性が上がらないのは当然と言えます。

 

レベル1:個々でパソコンやインターネットが使える

次のレベルは、個々人がパソコンやインターネットは使える組織です。
紙で戦い続けるレベル0の会社に比べると、一応、デジタル化が進んでいると言えます。

とは言え、あくまでも個々人が使っているレベルで、組織として使えるレベルには至っていません。
そのためチーム内の情報共有や、プロジェクトマネジメントなど、
チームとして活動する場面において、著しく生産性が落ちてしまいます。

またせっかく作成したExcelなどのデジタルファイルも、
個々人が独自に作成したものなので、流用できないことが多いです。

 

レベル2:スマホやパソコン、インターネットをチームで使える

現時点で一般的に生産性が高い会社は、ここに属するでしょう。
チームとしてツールが使いこなせるので、業務プロセスに普通にITが組み込まれています。

ワークフローがWebでまわるので、捺印・承認のためにオフィスに戻ることはありません。
外出先や出張先、あるいはテレワークで自宅からでもミーティングに参加することができます。
ミーティングは画面を共有しながら、全員が書き込みも行ないつつ、インタラクティブに進みます。

場所にとらわれない働き方ができ、便利なツールも積極的に採用するので、
自然と生産性は上がっていく傾向にあります。
一方でイノベーションと呼べるほど、働き方は変わっていません。
基本的な発想は昔の紙時代のまま、それをデジタル化して便利に「改善」し続けていると言えるでしょう。

 

レベル3:プログラミングやデータ分析ができる

レベル2までは「ちゃんと考えている」会社であれば、それなりに達成しやすいものです。
(その前提がないことが多いのですが)
この次のレベルからは私の仮説です。

次のレベルは社員の大半がプログラミングやデータ分析ができることです。
顧客データの分析結果から、マーケティング施策につなげるなど、
データを元に意思決定することが組織文化として根付いています。

また、プログラマー的な視点でホワイトカラーの仕事を詳細に分解し、
いつまでに・誰が・何を行なうのか?を定義できます。
それによって繰り返されるルーチンワークを避けるべく、
ツールを自作したりすることで、生産性向上に寄与します。

 

レベル4:人工知能が使える

さらに次のレベルとして、人工知能を使うだけのリテラシーがある企業です。
私の知る限りは、現時点で積極的に人工知能を使うことで、組織レベルで成果を上げているのは、
リクルートやYahooなどの大手企業だけです。

  • 人工知能で動く秘書を使ったり
    (アメリカではそのようなWebサービスが出てきています)
  • 資料検索を行い、顧客に適した資料作成を人工知能が行なったり
    (ソフトバンクはIBM Watsonを使って顧客に関連するデータを活用しようとしています)
  • 今までにないデータの関連性を発見し、全く新しい価値を創造したり
    (データの宝庫であるリクルートは、AI研究所の所長にGoogle出身者を登用し、
    エンジニアでない社員でも使えるAIツールを駆使して成果を上げ始めています)

生産性が上がると言うよりも、ビジネスモデルそのものを
変えるほどのインパクトが生まれることもあるでしょう。

私は、元々人材リソースが枯渇している上に、社員の高齢化が問題となっている中小企業こそ、
いち早く人工知能を使えるようにすべきだと感じています。
そういう視点で、各企業の動きや技術・サービスの変化を追いかけています。

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【編集後記】
昨日の夜が遅かったので、今日の午前中はゆっくりと。
たまに何もしない時間を確保して、充電しています。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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