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システムを導入するときに押さえておきたい、基本的な考え方

何事にも基本があります。
新たにシステムを導入するときにも、基本となる考え方があります。

 

価値を生み出す業務と、そうでない業務を仕分けする

企業の中には、価値を生み出す業務とそうでない業務があります。
私の例で言えば、コンサルティングや講師をしている時間(業務)は、価値を提供しているときです。
新たなサービスや企画を考えたり、そのためのWebページをつくる時間も価値を生み出す業務です。
一方、契約書を交わしたり、請求書を送る業務、あるいは移動時間などは、価値を生むものではありません。

組織が大きくなればなるほど、価値を生み出す業務と、そうでない業務の仕分けは大変です。
業務が多岐にわたるからでもありますが、場合によっては部門・担当者の存在価値を否定することになるからです。
「間接部門が新たな(余計な)業務をつくり出す」現象は、大企業に良く見られます。
自らの存在価値を必死に示そうとしていることが、理由の1つでしょう。

このような抵抗?があるかもしれませんが、価値を生み出す業務と、そうでない業務の仕分けは必須です。
何が自社を自社たらしめているのか?
できる限り効率化すべき業務は何なのか?を仕分けしないまま、システムに依存するのは危険だからです。

 

価値を生まない業務は、システムにしたがって効率化する

まず、その企業にとってコアではない、価値を生まない業務は、システムを「そのまま」使います。

業務にシステムを合わせるのではなく、システムに業務を合わせるのです。
会計・人事・在庫管理など、世の中には様々なシステムがあります。
そのなかで長年の実績があるシステムには、数多くの企業で使われ、洗練されてきたフォーマットがあります。
そのフォーマットをできる限り変えず、そのまま活用するのです。

「こんなシステムじゃ、(今まで通りの)業務がまわらない!」

という現場からの反抗を受けることもあるでしょう。

実際、日本企業の多くは、システムをそのまま使わず、何らかの自社カスタマイズをすることが多いのです。
大企業の場合はシステムそのものに手を入れて変更してしまう。
中小企業の場合は、システムからExcelにデータを出力して、それに自分たちで手を加えるなどしています。

しかし、それによって効率が上がっているか?というと、そうでもありません。
むしろシステムの更新に追随できないとか、余計な業務が新たに生まれるとか、デメリットの方が多いです。
価値を生まないノンコア業務は、今まで通りのやり方に固執する必要はありません。
システムに業務を合わせることで効率化できるなら、どんどん業務側を変えていけば良いのです。

 

価値を生む業務は、システムを自分たちでつくる

逆に、価値を生む業務は、システムに合わせる必要はありません。
世の中に流通している一般的なシステムに、強みであるコア業務を合わせてしまったら、強みを失ってしまうでしょう。
徹底的に業務にこだわり、それにシステムを合わせていくのです。
(もちろん、その業務自体にも改善やイノベーションは必要です)

AmazonのECサイトは、当然、自社でつくり込んでいます。
でも、Amazonも人事管理や給与計算は、一般に流通しているシステムを使っているでしょう(きっと)。
私のブログは、自分でつくっています。(Wordpressという便利なツールを利用した上で)
一方で、会計やSEO順位管理は、一般のソフトを使っています。(それぞれ freeeGRC

このように、組織の大小に関わらず、システム導入の基本的な考えは一緒です。

ただ、つくると言っても、何もかもゼロから自分たちでつくる必要はありません。
私がWordpressという便利なツールを利用しているように、世の中には便利なツール・システムが溢れています。
例えば、ビジネスアプリを簡単につくれる kintone
私の顧客の例を挙げますと、自社工場の生産管理や、案件・顧客管理を kintoneで行っているケースがあります。

強みとなる業務自体を磨きつつ、それに合わせてシステムをつくる。
その際、世の中の便利なツールを活用して、サクッとスピーディーにつくることがポイントです。
強みとなる業務は、日々変化していくので、時間をかけてつくり込むことに無理があるからです。
(いつまでも製造方法・生産管理方法が同じだったら、製造業の成長は止まってしまいますよね。)
業務の変化に合わせてシステムを変更できるようにすることが、コア業務では大切です。

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【編集後記】
この1〜2ヶ月、ジワジワと本ブログのアクセス数が増えています。
よく読まれている記事を地味に修正・改善しているのが効いてきたのかもしれません。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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