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情報システム部門が変わる簡単な方法

おはようございます。渋屋です。
今まで数多くの企業の情報システム部門を見てきました。
自社の情報システム部門とも、頻繁に会話をしています。

今日はそんな数多くの情報システム部門を見てきて、
「もう少しこうすれば良いんじゃないか?」という案を1つ挙げてみました。

 

情報システム部門の実態

まず、情報システム部門の実態は、とにかく忙しいということです。
これだけ変化の激しい時代ですから、新規事業を立ち上げに伴うプロジェクトだったり、
法改正に伴ってシステムに手を加える必要が出てきたり、やることは常に満載です。

にも関わらず、企業の売上高に締めるIT投資額は年々減っています。
この10年で実に6割以上の削減されているのです。
(日本情報システム・ユーザ協会のレポートより)

やることは多く、予算が削られているので、人員も減っています。
そんな中、利用者(エンドユーザ)からは、毎日のように「動かない」「使えない」
「パスワード忘れた」というような声がかけられます。

経営からはITをもっと有効活用して・・・なんて声が聞こえてくることもありますが、
正直、それどころではない、というのが現場の声でしょう。

 

導入したシステムが使われない現実

私が数多くのシステムを見てきて感じるのは、浸透度が低いということです。
勤怠管理や経費清算など、全員が仕方なく使うシステムは使われるのですが、
利用を強制する仕組みのないシステムの場合、使われないケースの方が多いとすら感じます。

例えば、コミュニケーションを円滑にしようとして導入した情報ポータルサイトなど、
その最たる例ではないでしょうか。

一般的に、新しいシステムを導入するときには、非常に多くの時間をかけます。
情報集めをして、各社の製品を比較・検討し、デモで触ってみたり、テスト導入を
繰り返し、ようやく要件を整理し、稟議を上げていきます。

確かに大事な時間ではありますが、どうしても情報システム部門の独り善がりになりがちです。

 

啓蒙活動にもっと時間を割いてみては

私は情報システム部門は、新しいシステムを導入するために費やす時間を削減し、
利用者にシステムを使ってもらう啓蒙活動に時間をかけるべきではないか、と思います。

せっかく導入したシステムも、使われなければただのゴミです。
目的があって導入したのでしょうから、使ってもらわなければ効果がでないのは当然です。
しかし、私はシステム導入後、使ってもらうための活動に多くの活動をしているケースを
ほとんど見たことがありません。

実際に利用者に説明をすれば、そのシステムが抱えている問題点を発見できるかもしれません。
それに利用者がどのようにシステムを使っているのか?何を望んでいるのか?
生の声を集めることができます。

そうすることによって、次のプロジェクトの要件定義では、独り善がりではなく、
利用者の声を元にして行うことができるので、新プロジェクトの検討時間短縮にもつながるでしょう。

システム企画の段階で時間を割くのではなく、出来上がったものを浸透させることに時間を割く。

これが私の考える情報システム部門が変わる、1つの方法です。
追加予算も不要ですから、試してみてはいかがでしょうか。

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【編集後記】

昨日で結婚10周年でした。今日と明日は家族で東北に記念旅行に来ています。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!

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