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ITコストが削減できずに上がってしまう3つの理由とは?

経営者として、できるならばIT(システム)関連コストは下げたいもの。
しかし実際には、余計なコストが年々増えていってしまうのではないでしょうか。

この記事ではIT屋さん・システム屋さんとの付き合い方を中心に、
コストが上がってしまう3つの理由を解説します。

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IT・システムコストが削減できずに上がってしまう3つの理由とは?

ズバリ、3つの理由は以下の通りです。

  • 外部に丸投げしすぎ
  • コミュニケーション手法が古い
  • やりたいことが曖昧

「自分たちはIT・システムの素人だから」と開き直ることが、全ての元凶です。
確かにITやシステムを本業としていないのですから、素人なのかもしれません。
しかし、そこで開き直ってしまうことが、あらゆるところに悪影響を及ぼすのです。

以下、3つの理由を解説します。

 

外部に丸投げしすぎ

1つ目は、何でもかんでも、IT屋・システム屋さんに丸投げしてしまうことです。

「現状の課題は何なのか?」
「どういうシステムを使って、現状をどのように変えたいのか?」

特に1点目、現状抱えている課題は何なのか?
これは本来、自分たちが一番、把握しておくべきことです。

しかし自分たちのことであるにも関わらず、
「ウチの調査を課題の洗い出しをお願いします」
と丸投げする企業が結構、多いのです。

「他社はどうやっているのか?」を専門家であるシステム屋さんに聴くことは、確かに有益です。
しかし、事例調査とは別に、自社が感じている課題の把握すら外部に投げてしまうのは、止めておきたいもの。

専門家はあくまでも外部の人です。
ですから、お客さんの会社に入り込み、調査をするには、時間も手間も掛かります。
その分の費用が掛かるのは、当然のことでしょう。

 

コミュニケーション手法が古い

別の丸投げの例として、議事録作成も外部にお任せするケースを良く見ます。
他社に仕事をお願いしているのですから、その分、費用が掛かるのは当然です。

また、電話や対面を主体にコミュニケーションしたがるのも多いです。
しかし、電話でやりとりするには、その分の時間を確保しなければなりません。
「言った・言わない」問題を避けるために、電話で話したことを、文書化する手間も発生します。
電話せずに、最初からメールやチャットでやりとりしていれば、そんな手間はありません。

外部の専門家がやりやすいコミュニケーション手法を取れるようにすれば、
それだけコストが削減できるのです。
最近では、IT・システム系企業の多くがSlackなどのチャットツールを使っています。

「使い方が分からない」という人も多いのですが、慣れの問題です。
毎日使っていれば、自然と慣れます。

またミーティングも対面にすると、移動時間がかかってしまいます。
その分、費用が高くなってしまいます。
移動をなくして生産性を上げるには、ZoomなどのWebミーティングを活用しましょう。

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やりたいことが曖昧

1点目の「自社の課題すら丸投げ」に近いのですが、とにかくやりたいことが曖昧すぎることが多いです。
今の課題を図式化したり、箇条書きにするのを、自分たちでやりましょう。
そして、その課題をどう変えていきたいのか?の合わせて文書化します。

すると、実はやりたいことが曖昧だったことに気づきます。
技術的なことが分からないのは当然として、それ以前に業務に対する理解が曖昧だったりするのです。
「伝票は3種類あります」と言われて、現場調査をしてみたら5種類あった、なんてことは日常茶飯事です。
多くの企業が、自社のことをちゃんと把握していません。

IT屋さん・システム屋さんの立場からすれば、
やりたいことが曖昧すぎると、それを絞り込むための時間が必要です。
だからその分、費用が上がってしまうのです。

 

専門分野以外も、勉強しましょう

総じて言えるのは「自社のことを変えたいのだから、真剣に取り組みましょう」。
美容院で髪を切るときも、どうして欲しいのかを伝えるはずです。

美容師は髪を切る専門家ですし、多くのケースを見ているので相談には乗ってくれるでしょう。
しかし、長くしたいのか・短くしたいのか、ストレートかパーマか、などのイメージを考えるのは、自分のやることです。
IT・システムであっても、根本的には同じことです。

技術的なことは分からないでしょう。
それでも、専門家と話し続けることで、学ぶことはあるでしょう。
少しずつ学んでいくことで、専門家からも、足元を見られなくなります。

「うちらは素人だから」という開き直りをやめて、真摯に対応しましょう。

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