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スモールビジネス・フリーランスのITツール環境を整えよう(事例紹介)

スモールビジネスやフリーランスこそ、便利なITツールを使いこなしたいもの。
余計なことに時間を割いたりするリソースが余っていないからです。
この記事では、フリーランスとして働く私(渋屋)が使っているツールをご紹介します。

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前提条件

私の仕事は経営コンサルティングや研修・セミナー講師です。
つまり自分の知識をお客様に伝えることを中心にしています。

言い換えると、物理的なモノをつくったり、販売したりしていません。
在庫もありません。
現金での取引もありません。
小売業や製造業をやっている方は、POSや生産管理システムなどが必要になるでしょう。

またひとりビジネスですから、人事系のツールが一切ありません。
採用や勤怠・労務管理など、あるいはエンゲージメント系のツールは数人からでも利用していることがあるでしょう。

 

フリーランス経営(IT・マーケティング)コンサルタントが使っているITツール一覧

私が使っているツールを、まずは大きく4つに分けてみました。

  • 営業・マーケティング
  • コラボレーション
  • 基盤・その他
  • 財務・会計

上述の通り、人事系や小売・製造管理系のツールは使っていません。
逆に、たったひとりでビジネスをしていても、営業・マーケティング系のツールは多いものだな、と感じました。

 

営業・マーケティング

まずは営業・マーケティング系です。
どんなビジネスでも、最も基本となるのは、顧客情報ではないでしょうか。

顧客情報と、それに付随する案件情報を管理しているのが、Zoho CRMです。
見込客・既存顧客を含めて、メール配信に使っているのがZohoキャンペーン。
以前はオートビズを使っていましたが、CRMと連携させるために切り替えました。
(余談ですが、もっと簡単に使いやすいメール配信ツールを求められたお客様に対しては、アイ・メールをご紹介したこともあります。)

名刺管理はCRM導入前からEightを使っています。
見込客になりそうなお客様は、Zoho CardScanner(スマホアプリ)で撮影してCRMに取り込みます。

Web系はツールが多いです。
基盤となるのは、このブログを動かしているWordpress(ワードプレス)です。
もっと簡単にホームページ・ブログをつくれるので、お客様にはWIXやJimdoを提案したこともあります。
また、ランディングページ(商品を販売するページ)を簡単につくるなら、ペライチですね。

これらのWebを解析するために、Google Analytics、Search Console(サチコ)を使っています。
たまにもっと深い解析するために、ヒートマップツール(Zoho PageSense)やWebトラッキングツール(Zoho SalesIQ)を使うこともあります。

Webでのクレジットカード決済に対応するためには、Paymo bizを。
「継続コミュニティー」は、後述するZoho Connectというツールを利用してサービスを提供し、毎月の支払いはPaymo bizで対応しています。

 

コラボレーション

人と仕事を進めるためには、ファイル形式を合わせたり、コミュニケーションする必要があります。
ドキュメントを作成し共有するためには、Excel・PowerPointなどを使うOffice365と、
スプレッドシートなどのG Suiteを使っています。

自分ひとりで研修資料などをつくるときにはPowerPoint。
人と共同で編集することが多い場合にはG Suiteのスプレッドシート、というように使い分けています。

コミュニケーションを促進する上では、Zoho Connect。
さらにビジネスチャットは、Slackが多いです。その他、場合によってFacebookメッセンジャーや、ChatWorkなども使います。

さらにWeb会議系です。
無駄な移動を減らすには必須ですし、セミナーを動画配信するにも使います。
Zoom、Skypeという有名どころから、Zoho Showtime、Zoho meetingも利用しています。

テレワーク・リモートワークを実現するためのツール一覧

最後にプロジェクト管理。
私が使いやすいのはBrabio!です。

スケジュール表(ガントチャート)を引くのが簡単!「Brabio!」

他にはTrelloを使っている人も多いのではないでしょうか。

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基盤・その他

基盤系で一番大切なのは、データ置き場です。
クラウドストレージとして、メインはDropboxを使っています。
他者と共有するスプレッドシートなどはGoogle Driveに。

メモの中心はEvernote。
Webの記事を保管しておくには、Pocketを使っています。

それからちょっと毛色の変わるところでは契約。
紙の契約書に印鑑を押して、印紙貼ってというのは、お互いに面倒なので、クラウドサインです。
ただ、重要な契約書は、紙の契約書を交わしましょう。と信頼の置ける弁護士から教えてもらいました。
なのでクラウドサインなどの電子契約をするのは、秘密保持契約(NDA)とか、頻繁に使うものですね。

 

財務・会計

会計、請求書発行、経費精算など、色々とありますが、私が使っているのはfreeeのみです。
補足すれば、個人の家計管理にはマネーフォワードMEを使っています。
個人事業主は家計と事業会計が密接に関係するので、トータルでの管理を忘れないように。

電子契約も、会計ソフトもZohoがもう少し良くなれば(例:日本の銀行と連携したら)、
Zohoに乗り換えてしまおうかと思っています。

 

今、いくつかのコミュニティで使っているITツールの情報を依頼しています。
フリーランスだけでなく、複数人でやっているスモールビジネスについても、情報収集中です。
まとまったら別途、記事にします。

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