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便利なコミュニケーションツールを使いこなそう

昨日の記事でご紹介しました通り、これからは今まで以上に、スモールビジネスにおけるIT活用を応援していこうと考えています。

私のなかで、最近熱いのがコミュニケーションツールです。
色んなツールを比較しています。

 

最近のコミュニケーションツールに求められること

なぜ、コミュニケーションツールに注目しているかと言うと、いくつかの理由があります。

メールは面倒くさい

1つ目はメールでの情報共有は面倒くさいからです。
スケジュール調整するにも、お互いの空いている日時を交換したり、
ファイル共有にはZIPパスワードかけて送付したり、
ちょっとした一言を送るにも「・・会社 ・・様」みたいな挨拶文が必要だったり。

私のなかではメールはコミュニケーションツールではなくなってきました。
用途は、メルマガなどでの情報収集だったり、イベントや商品申込時の確認案内だったり。
コミュニケーションするなら、もっと良いツールがあるので、そちらにシフトしているのです。

面倒くさい上に、一番問題なのはファイル共有がやりにくいことです。
チーム全員にファイルを送付すると、そのファイルが人数分に増えてしまいます。
誰かがそのファイルに変更を加えたのに、共有されていなかった、という手間が発生しがちです。
ファイルが分散することで、情報セキュリティ事故が発生しやすい状況も生んでしまいます。

DropboxやGoogle Driveなどでファイル共有して、URLだけメールで送るのが良いですが、
昨今のコミュニケーションツールは、その手間も省いてくれます。
誰かがファイルを作成・更新したら通知が出るからです。

社内だけでなく、社外との情報連携

2つ目は社内だけでなく、社外との情報連携が進んでいることです。
その場合、社内だけで情報共有できるツールと、社外と連携するツールが異なると面倒くさいです。
同じツールで、社内も社外も連絡できるようになると便利でしょう。

同じツールを使って、社内用の権限設定をしたグループと、
社外と連携する特定プロジェクト用のグループを分ければ、スムーズに運用ができます。

スケジュール・タスク・ドキュメント・ファイル・・

3つ目は、共有する情報が増えてきているからです。
プロジェクトを一緒に進めようと思うと、以下のような情報共有が必要です。

  • フィード(皆で書き込んで情報交換するところ)
  • チャット(リアルタイムでのやりとり)
  • 動画・音声(Web会議や、音声会議)
  • 各人のスケジュール
  • チームのスケジュール
  • 連絡先一覧
  • タスク(いつまでに誰が何を行うのか。リマインダー機能があると嬉しいです)
  • ドキュメント(社外とのやり取りが増えているので、ファイルサーバーではなくファイルを置けるところが必要です)

これらを個別のツールに分けていたら、手間が掛かるのは当然です。
できる限りツールの数を減らせば、余計な手間が減り、本業に集中できるでしょう。

Webアプリ、スマホアプリ

条件として求めるのはWebアプリがベースになっていることです。
各パソコンにアプリをインストールするのは、あまり現実的ではありません。

いくつもの会社が連携する場合、アプリをインストールするのに制限がかけられていることがあります。
(情報セキュリティの観点から、会社で承認されたアプリしか入れられない)
また、アプリをインストールする手間が掛かりますし、ディスク容量も食うので、ブラウザで使えるのが良いでしょう。

またスマホアプリも欲しいです。
コミュニケーションツールである以上、移動中・外出先などからでも見られるのが便利です。
その場合、スマホで簡単に使えると良いでしょう。
タスクの確認などは、毎度、パソコンを開くのではなく、スマホでできると嬉しいですね。

 

オススメしたいコミュニケーションツール(2017年12月版)

これまで無償で使えることもあり、「サイボウズLive」を使っているケースを数多く見てきました。
私もこれまでいくつものプロジェクトで利用してきました。
先日、サイボウズの方に登録者数・現在も利用しているアクティブユーザー数を聞きましたが、予想以上に多くて度肝を抜かれました。

しかし、既にサイボウズからアナウンスが出ている通り、このサービスは2019年4月に終了予定です。
2010年から長きに渡って、このような便利なサービスを無償で提供し続けたサイボウズさんには、改めて感謝です。

これらを踏まえると、私が今のところオススメしたいのは、「Zoho Connect」と「Slack」です。
どちらもまだ使い込むレベルには至っていませんが、少し使っていて良い感じです。

Zoho Connectは知名度は高くありません。
ただ、サイボウズLiveの機能をほぼ踏襲しているようで、注目を集めています。(こちらの記事をご参考に)
機能面だけでなく、ユーザーインターフェースが最近のアプリっぽくて好みです。

もう1つ、エンジニア好みなのがSlackではないでしょうか。
コマンドで操作できたり、botと連携させたりと、プラットフォームとしての強さを感じます。

なお、その他のツールについても一言ずつ。

  • Facebook:秘密のグループをつくればそれなりに使えますが、タスク管理などができない。検索も弱い。
  • チャットワーク:何度も使いましたが、ユーザーインターフェース(UI)が好きになれません(個人的好み)。機能も弱いと感じます。
  • LINE:使われているケースを良く見ますがチャット以外は機能不足です。

まだ使ったことのないもので言えば、ビジネス版LINEのLINE WORKSをどこかで一度、体験してみたいです。

新しいツールは、最初は覚えるまで大変ですが、慣れるとこれまで使っていたツールの不便さに気づきます。
より便利なツールを使い倒して、サクサクと仕事を進めましょう。

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【編集後記】
気づけば明日は、東京八峰マウンテントレイル。
初トレイルランニングだった去年は、7時間以上かかって、ビリから10番目くらいでした。
走力自体は大して変わっていないので、関門に捕まらないように頑張ります。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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