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ビジネスの管理はクラウド(Web)・スマホで行なう

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前回は「IT脳」を鍛えるために、IT(ツール)を使うことをお勧めしました。

今回は、その続きです。
昨日ご紹介できなかったツールも使い倒して、快適なビジネスライフと、「IT脳」を手に入れましょう。

 

データをクラウドで管理する

パソコンを使ってExcelやWordのデータ(ファイル)を作ったとき、どこに保存しますか?
私はパソコンのハードディスクではなく、Dropboxに保存しています。

自宅のパソコンでも、外出時に持ち歩くMacでも、
あるいはスマホでも、必要なときに必要なデータを見ることができるからです。

例えば、研修で使うPowerPointの資料作成は、画面が一番広い自宅のパソコンで行ないます。
ちょっとした修正や、研修時のプレゼンテーションは、外出先でMacを使って行ないます。
研修会場に向かうまでの電車で、資料の流れを再確認するのはスマホです。

このように自分が使っている様々なデバイスで、いつでも必要なデータを見るためには、
各デバイスのハードディスクにデータを置くのではなく、クラウド側にデータを置く必要があります。

また別の機能として、他者とファイルの共有ができます。
メールにファイルを添付して送付すると、宛先を間違えたりして事故が起こりやすくなります。
Dropboxを使って相手とファイルを共有することで、適切な相手に適切なデータを見せることができますし、
皆でファイルを編集することも可能です。
それをメールでやっていたら、更新する度にメールを送るなどして手間が掛かってしまいます。

なお、私は主にDropboxを使っていますが、マイクロソフトのOneDriveや、Google Driveでも何でも良いです。
基本的な機能は大きく変わりません。
1つを使い倒していけば、他との違いも見えてきます。

 

メモはEvernoteを使う

このようにデータはクラウドに置くことが基本ですが、メモだけは別の方法を取っています。
私はEvernoteというアプリを使っています。

クラウドにテキストファイルを置くのと比べて、

  • 検索性が高い(タグを付けるなど)
  • すぐに入力できる
  • 繰り返しの推敲などに使いやすい(そのメモへのショートカットがある)

というメリットがあるからです。
私の場合は、以下のものをEvernoteに格納しています。

  • ブログのネタ
  • 目標
  • 日記
  • やりたいこと・やりたくないことリスト
  • チェックリスト(マラソン・トライアスロンの持ち物など)
  • 記録しておきたい名言集
  • ミーティングの議事録

 

管理をクラウドとスマホに寄せていく

ここまで見ると分かりますが、ビジネスにおけるあらゆる管理を、クラウド(Web)やスマホに寄せていくことが、「IT脳」を鍛える上で有効です。

昨日、スケジュール、家計簿・経理、ミーティングの3つをご紹介したのは、頻度が高いからです。
利用頻度が高いものからITを使えるようになると、自然とITに対する抵抗感がなくなっていきます。

何かを記録するのに、今まで通り紙に残してしまうと、読み返したりデータを活用するのが面倒です。
名刺を紙で持っていたら、常に何100枚もの名刺を持ち歩くことになってしまいます。
それをクラウドに預けておけば、スマホがあれば、いつでも検索してメールや電話ができます。

その他、日常的に活用できるIT(ツール)は、以下のようなものがあります。

一気に使うのは大変でしょうから、まず興味があるものから使い倒していきましょう。

「IT脳」が鍛えられるにつれて、「これとこれを組み合わせたら良いのに」などと、自分で創意工夫したくなってきます。
その頃には、「クラウド」とか「IoT」というようなキーワードを深く理解する準備が整っているでしょう。

ITでどんなことができるのか?という感覚が身につけば、今度は自分でお気に入りのツールを探したり買ったりできます。
仕事では、事業や商品の企画に活かせるようになります。
色んなツールを楽しみながら、「IT脳」を鍛えましょう。

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【編集後記】
昨晩、たった20分だけですが、久々にキツいバイクトレーニングを実施。
五島以来、ようやくパワーも戻ってきたようです。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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