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2分で片付くことは、その場で即やる

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私は基本的に怠け者です。
隙あらば、すぐにサボろう、寝ようとしてしまいます。
で、気付くと些細な「やらなきゃいけないこと」が溜まっていき、後で大変になるという。。

 

タスク管理の考え方

時間・タスクを管理する上で、良く知られているのが、このマトリクスです。

緊急かつ重要なこと(I)は、すぐにやらざるを得ません。
ですから特に意識する必要もないでしょう。

問題は(I)のタスクが終わったときです。
私たちはついつい、緊急ではあるが重要ではないこと(III)に移ってしまいます。
しかし、このときにできる限り、緊急ではなく重要なこと(II)に移りたいものです。

目の前の重要ではないことに振り回されて時間を浪費するよりも、
重要なことを一歩でも進めることで、将来が良い方向に向かっていきます。

より詳しく知りたい方は、こちらの本を参照下さい。

例外は2分でできることは、その場でやる

私はこの原則の上に、カスタマイズを加えました。
2分程度でできることなら、上記のマトリクスに関わらず、その場で対応してしまうのです。
「後でいいや」と放っておいたタスクが溜まったときに、大変になるからです。

今、確定申告に追われているフリーランスなどは、その典型例ではないでしょうか。
(私は経理は日々入力しているので、この点では大丈夫でしたが・・)

パッと見て、2分程度で対応できるタスクなら、その場で終わらせてしまうという発想は、
だいぶ昔に読んだデビット・アレンのGTDの本に書いてありました。

例えば、何か返信が必要なメールを受け取ったとき、
今までだったら返信内容が頭に浮かんだとしても、後で対応しようとしていました。
ただ、既に返信内容が頭にあるなら、即返信してしまった方が、余計なことを覚えておく必要がありません。
頭がスッキリするのです。

 

第2領域に集中するために

この2分でできることは即やることも、結局は第2領域(緊急ではないが重要なこと)に集中するための取り組みです。
せっかく第2領域に時間を使っていても、「あのメール返さなきゃ」「あの振込しなきゃ」などと、
他のタスクが気になっていると集中できません。

そこで2分で出来ることは片付けてしまい、第2領域に取り組む時間に集中できるようにするのです。
他にも「やらないことを決める」つまり「捨てる」のも、最もやるべきことに集中するためです。

独立してからは特に、積み上げてきた第2領域が、将来に効果を発揮してくれるのを感じています。
例えば、プロフィールやサービス内容を書き直したら、仕事を依頼してもらったり。
密かに作っていた資料が、突然、役に立ったり。

最後に「何が第2領域なのか?」これが一番の問題ではないでしょうか。
第2領域が何かを規定するのは、

  • 目標は何か?
  • 自分は何者として、どこへ向かうのか?
  • 自分の存在意義、存在価値

ではないか、と考えています。
時間の使い方以前に、これらが必要なのです。
ですから、時間を効率的に使いたいのであればこそ、上記の大前提を考え抜く時間を取りたいものです。

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【編集後記】
久々に、ある試験を受けてみることにしました。
3月24日に受験なので、勉強を進めなければ。。
第2領域への投資です(^_^;

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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