時間・タスク管理

2分で片付くことは、その場で即やる

私は基本的に怠け者です。
隙あらば、すぐにサボろう、寝ようとしてしまいます。
で、気付くと些細な「やらなきゃいけないこと」が溜まっていき、後で大変になるという。。

 

タスク管理の考え方

時間・タスクを管理する上で、良く知られているのが、このマトリクスです。

緊急かつ重要なこと(I)は、すぐにやらざるを得ません。
ですから特に意識する必要もないでしょう。

問題は(I)のタスクが終わったときです。
私たちはついつい、緊急ではあるが重要ではないこと(III)に移ってしまいます。
しかし、このときにできる限り、緊急ではなく重要なこと(II)に移りたいものです。

目の前の重要ではないことに振り回されて時間を浪費するよりも、
重要なことを一歩でも進めることで、将来が良い方向に向かっていきます。

より詳しく知りたい方は、こちらの本を参照下さい。

例外は2分でできることは、その場でやる

私はこの原則の上に、カスタマイズを加えました。
2分程度でできることなら、上記のマトリクスに関わらず、その場で対応してしまうのです。
「後でいいや」と放っておいたタスクが溜まったときに、大変になるからです。

今、確定申告に追われているフリーランスなどは、その典型例ではないでしょうか。
(私は経理は日々入力しているので、この点では大丈夫でしたが・・)

パッと見て、2分程度で対応できるタスクなら、その場で終わらせてしまうという発想は、
だいぶ昔に読んだデビット・アレンのGTDの本に書いてありました。

例えば、何か返信が必要なメールを受け取ったとき、
今までだったら返信内容が頭に浮かんだとしても、後で対応しようとしていました。
ただ、既に返信内容が頭にあるなら、即返信してしまった方が、余計なことを覚えておく必要がありません。
頭がスッキリするのです。

 

第2領域に集中するために

この2分でできることは即やることも、結局は第2領域(緊急ではないが重要なこと)に集中するための取り組みです。
せっかく第2領域に時間を使っていても、「あのメール返さなきゃ」「あの振込しなきゃ」などと、
他のタスクが気になっていると集中できません。

そこで2分で出来ることは片付けてしまい、第2領域に取り組む時間に集中できるようにするのです。
他にも「やらないことを決める」つまり「捨てる」のも、最もやるべきことに集中するためです。

独立してからは特に、積み上げてきた第2領域が、将来に効果を発揮してくれるのを感じています。
例えば、プロフィールやサービス内容を書き直したら、仕事を依頼してもらったり。
密かに作っていた資料が、突然、役に立ったり。

最後に「何が第2領域なのか?」これが一番の問題ではないでしょうか。
第2領域が何かを規定するのは、

  • 目標は何か?
  • 自分は何者として、どこへ向かうのか?
  • 自分の存在意義、存在価値

ではないか、と考えています。
時間の使い方以前に、これらが必要なのです。
ですから、時間を効率的に使いたいのであればこそ、上記の大前提を考え抜く時間を取りたいものです。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【編集後記】
久々に、ある試験を受けてみることにしました。
3月24日に受験なので、勉強を進めなければ。。
第2領域への投資です(^_^;

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【メルマガ 『非常識なコンサルタント』】
独立・起業を目指す方、特に自分らしく働き・生きたい方。
コンサルティングを事業の軸にしたい方に向けたメルマガを配信しています。
こちらから登録できます。

【Facebookページはこちら
「いいね!」すると、ブログ更新のお知らせを受け取れます。
たまに気になるニュースなども通知しています。

ブログ村ランキングに参加しています!
応援のクリックをしていただけると、嬉しいです。
にほんブログ村 経営ブログ コンサルタントへ
にほんブログ村

PVアクセスランキング にほんブログ村