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メールの誤送信を防ぐには?手軽に安全を保とう

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文部科学省がメールを誤送信した問題で、対策のために「機密情報は紙でやりとりする」というニュースがありました。

「いや、紙はないでしょ」と思いつつ、ではどうすれば良いのか?を考えてみました。

 

人間はミスをする前提でルールやシステムは作られるべきもの

これまで多くの企業でメールの誤送信事故が起きてきました。
そのたびに様々な対策が練られてきました。
私が見たことのあるものを挙げると、

  • メール送信時に、宛先の再確認の画面を追加する
  • 添付ファイルにパスワードを付ける(手動で)
  • 添付ファイルを自動的に暗号化してパスワードをつける(システムで)
  • メールアドレスの自動補完機能をOFFにする
  • メール送信後、一定時間は送信せず、取り消しすることができるようにする

その他、文書で注意を促したり、事故を起こしたらなんちゃら・・と圧力をかけたり。
色々と見てきました。
でも、メールの誤送信事故はなくなりません。

人間はミスをするものだからです。
その大前提を無視して、業務ルールを決めたりシステムを作っても、効果がないのは当然です。

 

パスワードをメールで送らない

上記に挙げたような対策の多くは大企業での話です。
わざわざシステムに手を加えて、メール誤送信を防止するほど、多くの中小企業は手が回りません。
多くのケースでファイルに手動でZIPパスワードをつけるのが一般的ではないでしょうか。

しかし、そのパスワードもメールで送られることがほとんど。
これはセキュリティ的には、ほぼ意味がありません
鍵と錠前を一緒に同じ宛先に送るようなものだからです。

どうしてもこのようなやり方しか選べないのであれば、
事前にパスワードのルールを決めておくか、パスワードはメール以外の手段で共有すべきでしょう。

なお、この次に示すように、お金をかけずにミスを確実に回避する仕組みは作れます。
出来る限りZIPでパスワードというのも卒業したいところです。
それにWindows以外のMacやタブレット、スマホが浸透してきている現状、ZIPパスワードは運用に耐え難くなってきています。

 

ファイル添付は過去のもの

そもそもメールにファイルを添付するから、間違った宛先に送ったときに事故になるのです。
ですから私は極力、ファイルを添付しないようにしています。
(取引先からどうしても、と言われたら渋々したがうのですが・・)

私は以下のようにしています。

  1. ファイルをクラウドストレージ(Dropboxなど)に置く
  2. クラウドストレージで、ファイルを共有したい人だけに参照権限(あるいは編集権限)を付与する
  3. そのファイルをクラウドストレージで共有設定する

あとは必要に応じて、そのファイルを共有したことを宛先に連絡するだけです。
もう少し緩い情報のときには、2の手間を省いて、リンク(URL)を知っている人なら誰でも参照できるようにします。

このやり方なら、メール誤送信は関係ありません。
ファイルがあちこちに分散しないので、クラウドストレージ上のファイルを皆で参照・編集することによって、チーム作業が進めやすくなります。(オリジナルのファイルは常に1つ)
ファイルの変更履歴も残せるので、間違って編集した場合には、以前のファイルに戻すことも可能です。

私が昔からのファイルサーバは、もう使用に耐えられないと感じています。
その理由は上記のような使い方ができないからです。
特に社外の方とファイル共有するのにメールに依存することになります。だから誤送信が起こるのです。

月に数100円程度のクラウドストレージを使うだけで、これだけのことができて、しかもセキュリティレベルを上げられるのですから、使わない手はないと感じています。

なお、冒頭の「紙はないでしょ」と思うのは、働く場所や時間を限定されてしまうからです。
いくら機密情報だからと言って、本当に同じ場所に関係者が集まる必要があるのか?疑問です。

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【編集後記】
今日は午前中は横浜、午後は都内。
週末はある企業で研修講師、来週も商工会でセミナー講師をするので、準備に追われています。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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