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【アップグレード!!Vol.45】作りかけの資料を共有する

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【アップグレード!!ネットワークエンジニア】
            (毎週月曜日発行)2009.12.28 Vol.45
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◆本メールマガジンは、
 ネットワーク技術を中心としたエンジニアを対象に
  ○技術スキルだけではなく、他にどんなスキルが必要なのか?
  ○技術スキルを、どう身につけていけば良いのか?
  ○各スキルを、どう使っていけば良いのか?
 総合的なスキルアップの方向性を示すによって、
 【『現場で活躍する』さらに上のステップ】
 を目指して頂くために、
 毎週月曜日に配信しています。
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◆INDEX◆
 1.はじめに
 2.作りかけの資料を共有する
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◆はじめに◆
 おはようございます。Ritz(リッツ)です。
 年末です。
 今日が最終出社日、という方も多いのでは?と思います。
 私は本日は有給休暇を取り、26日から9連休としました。
 仕事が無い分、ゆったり出来る時間は増やせますが、
 勉強する時間などは、むしろ普段よりも充実させて、
 良い年末年始を過ごしたいと思っています。
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◆作りかけの資料を共有する
 皆さんは、作成途中のハンパな資料を、社内やお客様に
 見せたことがあるでしょうか?
 『社内ならまだしも、お客様には無理でしょう?』
 という声が聞こえてきそうです。
 しかし、私がこれまで経験してきた限り、
 作りかけの資料を仕事仲間やお客様に見せることには、
 多くの良い効果があります。
 ○スピード感をアピール出来る
 どんな資料でも、しっかりした形に整えるまでには、
 多くの時間が掛かります。
 したがって、完成してから提出したのでは、
 どうしても遅くなってしまいます。
 しかし、時にはスピード感が何よりも求められることがあります。
 そのようなときには、若干、『フライング』っぽいですが、
 自分の考えの要点だけを簡単な資料にして、見せてしまうです。
 『こんなカンジに考えていますが、いかがですか?』
 という感じです。相手が、
 『この人、動き早いな』
 と思って頂ければ、その仕事に対する姿勢をアピール出来ることに
 なります。こういう些細なことの繰り返しが、お客様や仲間との
 信頼関係を構築出来る、最初の一歩になったりします。
 ○意見が簡単にヒアリング出来る
 100%完成してしまった資料を前にすると、
 少し意見を言い難くなることがあります。それは、
 ・既にストーリーが完結し、出来上がってしまっている
 ・作り上げた労力を考えると、変更を伴うような意見を気軽に言えない
 など、多くの理由があります。
 一方、作りかけの資料に対しては、簡単に意見を言うことが出来ます。
 作りかけであるが故に、相手から見ると、
 『資料作成者の考えが、まだまとまっていない』ように
 感じ取れるからです。
 (実際には、考えがまとまっていたとしても)
 結果的に、自分の意見を取り込んでもらうべく、
 意見を気軽に貰うことが出来ます。
 したがって、意見を聞き出す・集約したいのであれば、
 敢えて作りかけの資料を出すことの方が、有効な場合が多いのです。
 言うまでも無く、作りかけの資料の方が、完璧に仕上げるよりも、
 作成に時間は掛かりませんから、かなりオトクです。
 ネットワークエンジニアの場合、設計書等の作成には
 かなりの時間が必要になると思います。
 全て作成してから、お客様にダメ出しされたときは、
 修正に多くの時間が必要になってしまいます。
 しかし、例えば目次だけ作成した時点で、お客様の意見を
 頂いてしまえば、後になってからの修正を減らすことが出来ます。
 ○完成していく過程の共有
 意見ヒアリングの続きです。
 意見を頂いた後、それらを加味した形で、資料をもう少し更新します。
 (まだ作りかけで十分です)
 もちろん、資料に新たな情報が加わりますので、
 それを見た人から、さらに別の意見や視点を頂くことが出来ます。
 頂いた情報を、さらに資料に取り込んでいきます。
 
 この過程を繰り返すことで、相手から見ると、
 資料が出来上がる過程を見ることになります。
 それはすなわち、
 『その仕事が出来上がっていく過程』を、
 作成者と共有することになります。
 すると、その仕事は相手にとっても『自分の仕事』だと
 認識するようになります。
 結果的に、作成者は自分の仕事の『仲間』を増やすことが出来ます。
 気付けば、信頼関係も構築されていることでしょう。
 なお、全体を通して、注意して頂きたいことがあります。
 もちろん、『作りかけ』と言っても、全てがテキトーで良い、
 という話ではありません。
 ・細部については、完成していない
 ・フォントなど、見た目の点では、まだまだ
 だけれども、要点はしっかり掴んでいることが大切です。
 『幹はしっかりしているが、枝葉はこれから』
 という感じです。
 また、場合によっては、『最初から完成版』が求められる
 ケースもあります。(例:RFPに対する提案書提出)
 どちらの手段を使うかは、それぞれのケースで判断が
 必要になることを覚えて頂きたいと思います。
 是非、皆さんも試してみてはいかがでしょうか。
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<今号のポイント>
 ○作りかけの資料で仕事を進めると良いことが多い
 ○スピード感(=その仕事への姿勢)を伝えることが出来る
 ○意見を貰うことが容易になり、後工程の修正も減らせる
 ○仕事の過程を共有することで、信頼関係を構築出来る
 今回(Vol.45)の内容はいかがだったでしょうか。
 是非、こちらまでご意見をお願い致します。
 http://form.mag2.com/thapitraph
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 すごく内容の濃い本に出会いました。
 ●仕事で人は成長する
 http://www.amazon.co.jp/dp/4761264306/ref=nosim/?tag=ritz0c-22
 著者は弁護士として成功を収めるだけでなく、
 多くの経営者に会い、結果を出す人に、一定の法則があることに
 気付いたそうです。
 それをまとめたのが本書。
 目次を見るだけでも、内容が濃いのが分かります。
  1章:仕事の質を高める力
  2章:自分を高める力
  3章:人を巻き込む力
  4章:時代の流れを読む力
  5章:リーダーとしての力
 ドラッカーに通じるものを感じました。
 『軽い』ビジネス書が多い中、『骨太』でした。
 (決して難しいわけでもなく、読みやすいのですが・・・)
 繰り返し読むことになりそうな一冊です。
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◆編集後記
 このメルマガは2009年2月18日に、第1号を始めました。
 私にとっては、初めての試みでしたので、
 ・毎週、書くほどのネタがあるのか?
 ・仕事しながら続けられるのか?
 ・そもそも、誰も読んでくれないのでは?
 など、多くの悩みを抱えながら始めました。
 しかし、読者の皆様のおかげで、何とか45号、
 正月を迎えるところまでは続けることが出来ました。
 本当にありがとうございます。
 来年は、より良いコンテンツをご提供出来るように、
 自分自身を精一杯、『アップグレード』していきたいと思います。
 来年もよろしくお願い致します!!
 ご購読、ありがとうございました。



【セミナー】
12月18日(月)経営塾

【アップグレード!!Vol.44】お客様に提案したいネットワーク(続き)

【アップグレード!!Vol.46】このメルマガが目指すこと

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