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【アップグレード!!Vol.5】「書く」ことを考えてみる

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【アップグレード!!ネットワークエンジニア】
            (毎週月曜日発行)2009.03.16 Vol.5
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◆INDEX◆
 1.はじめに
 2.「書く」ことを考えてみる
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◆はじめに◆
 今週は仕事が忙しく、夜更かしが続いてしまいました。
 なかなか朝起きられず、毎朝出勤前に続けている勉強が
 止まってしまっています。
 『継続は力なり』ですから、このままズルズルと
 勉強を止めてしまわないよう、今週からはキッチリ早起きします!!!
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◆「書く」ことを考えてみる◆
 今回は、「書く」ということについて考えてみます。
 仕事をしていると、書く機会は非常に多いと思います。
 ネットワークエンジニアであれば、例えば
 ○提案書
 ○設計書
 ○構成図
 ○パラメータシート
 ○ラック搭載図
 ○案件スケジュール
 ○作業手順書
 ○作業時のタイムチャート
 ○作業報告書
 等、挙げれば切りがありません。
 また、ビジネスパーソンとして一般的な
 ○メール
 ○週報
 ○議事録
 も含めると、書くということは、常に行っている行為だと言えます。
 しかしながら、「書く」ということについて、
 深く考えている人が、まだまだ少ないように思います。
 先日、こんなことがありました。
 『お客様にネットワークの構成を考えてもらいたいので、
  自分の考えを参考資料として、定例会で見せたい』
 という方がいました。
 この行動は、前回まででお話ししてきました通り、
 『構成やパラメータを、何も考えずに決めてもらう』のではなく、
 『自分の奨める構成を提案する』行為ですので、
 素晴らしいことです。
 しかし、その高い志を持って作成された資料は、
 残念ながら、すぐにはお客様の心に響きませんでした。
 口頭を交えながら、何度も説明し直し、ときには同じ会社の仲間に
 横槍を入れられながら、ようやくお客様に真意を汲み取って
 頂けたのです。私はその場に一緒に居合わせ、
 『本当にもったいない』
 と、思いました。
 実は同じようなことを、私は頻繁に体験しています。
 何故、こういうことが起こるのでしょうか?
 もっと簡単な例で考えてみます。
 あなたが自席に戻ったときに、メモが置いてあったとします。
 『A社のB様からお電話ありました』
 どう感じますか?
 これではどうすれば良いのか、分かりません。
 ○こちらから電話すべきなのか?
 ○またかけ直して頂けるのか?
 ○至急なのか?
 ○B様はA社内にいらっしゃるのか?外出先なのか?
 ○相手の電話番号は?
 しかも、これらを確認しようと思っても、
 ○誰が残したメモか分からない
 のです。
 すなわち、何故、このメモがダメなのかと言いますと、
 『目的が分からない』
 からです。このメモを見ても、動くことが出来ないのです。
 実は、電話メモ等の単純なものから、提案書・設計書まで含む、
 全てのビジネス文書には、【目的】があります。
 【人を動かす】
 ということです。
 そのビジネス文書を見た人が、動けなければならないのです。
 上述の電話の例であれば、
 『A社のB様よりお電話がありました。
  連絡が欲しいとのことです。
  外出中なので、携帯080-1234-5678まで。 3/16 9:15 Ritz』
 とすれば、すぐに動くことが出来ます。
 この電話メモの例は簡単な例ですので、こんなミスはしない、
 と感じる方が多いかと思います。
 しかしながら実際には、このように【目的】が感じられない
 ビジネス文書が、非常に多いのです。
 上述の定例会でのネットワーク構成提案の例に戻ります。
 この資料のどこがいけなかったのでしょうか?
 実は、提案の内容そのものは良かったのですが、
 ○いつまでに決定して欲しいのかが分からない
 (定例会の中で決めてほしいのか?今月中で良いのか?)
 ○誰に検討して欲しいのかが分からない
 (設計担当者なのか?運用担当者なのか?
  あるいは上司に上げて欲しいのか?)
 という2点でした。結果として
 ○あるお客様は、定例会の場で決めなくて良いと思っているので、
  いつまでも結論を出さない
 ○運用担当者は自分の担当範囲ではないと思い、席を立ってしまった
 のです。これでは結論はなかなか出せません。
 中身が充実していた資料だっただけに、本当に残念でした。
 皆さんも日々書いている文書(1通のメールや、簡単なメモを含む)
 に対して、
 ○その文書から、目的は感じられるか?
 ○それを読んだ人はすぐに動けるか?
 を確認するようにしてみて下さい。
 それを注意するだけで、出来上がる文書の質が、
 一気に上がってきます。
 その文書を読んだ人がすぐに動けるようになるので、
 動きが早くなります。
 これは常に厳しい納期と闘っているエンジニアにとっては
 非常に有効です。是非、試してみて下さい。
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<今号のポイント>
 ○すべてのビジネス文書には目的がある
 ○それを読んだ人が、動くことの出来ない文書はダメ
 ○あらゆる文書で、それらを確認してみよう
 今回(Vol.5)の内容はいかがだったでしょうか。
 是非、こちらまでご意見をお願い致します。
 http://form.mag2.com/thapitraph
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 ただ、ネットワークをゼロから学ぶ人は、他書で基本を
 押さえてからにした方が良いと思います。
 (機器のアーキテクチャの前に、どのメーカ・どの機器にも
  当てはまる、基礎理論を固めた方が良いからです)
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◆編集後記
 今回の内容は、ネットワークエンジニアに限らず、
 全てのビジネスパーソンに意識してもらいたい内容でした。
 「書く」機会は日々ありますので、それを改善出来れば、
 非常に効果は大きいのです。
 本文で書きましたように、あと一歩足らないために、
 なかなか目的を達成出来ないことが、頻繁に起こっています。
 すれ違いを無くす文書を作成して、どんどん改善していきましょう!!
 ご購読、ありがとうございました。



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【アップグレード!!Vol.6】理論と実践のサンドイッチ

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