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ホワイトカラー生産性向上の決定打

ここ数日、アジャイル開発の話を聴いて、感じたこと・気づいたことを書いています。
今日はホワイトカラーの生産性を上げる方法についてです。

 

アジャイル開発の生産性が上がる理由

アジャイル開発は生産性が高い方法として注目を浴びています。
しかし、コード(プログラム)を人間が書く以上、そんな何倍も何十倍も変わるハズありません。

そのような差が出る理由は単純で、「余計なものを作らない」からです。

例えば、顧客全体の満足につながらないものは却下するのです。
顧客のなかで、たまたま声の大きい人が出してきた要求は、
「それはあなた個人の要求ですよね。会社全体にとってどんなメリットがありますか?」
と確認し、納得できる答えが返ってこなければ、作らないのです。

また、既に存在するパーツを積極的に活用・流用します。
そうやって余計なものを作らなくなる結果、生産性が上がっていくのです。

これらは、どちらもトヨタ生産方式から生まれています。
部分最適ではなく、全体最適を目指すので、個別要求は却下します。
そしてムラ・ムリ・ムダをなくしていくことで、生産性を上げていきます。
アジャイル開発は、日本の製造業から学んだ経緯があるので、同じ思想なのです。

 

ホワイトカラー生産性向上の決め手は「分解・見える化」

開発の現場での生産性が上がるのと同様、ホワイトカラー全般に対しても生産性を向上させることができます。

その決め手となるのが、タスクの分解と見える化です。
一般的にプロジェクトにおいて、各タスクはWBS(Work Breakdown Structure)で管理されます。

しかし、アジャイル開発において、「WBSでは大き過ぎる」そうです。
例えば、「レポートを提出する」というWBSがあった場合、具体的に何をするのか?イメージが沸きません。

レポートを提出するためには、

  • レポートの趣旨を確認する
  • レポートのストーリー・章立てを決める
  • 各章の基本を決める
  • ・・・(中略)
  • レポート全体を確認する(校正)
  • 全体を完成させる
  • レポートを提出する

というように、大きなタスクを分解して、小さなタスクにすることができます。
こうなると、全てを自分が行う必要はなく、人に頼める部分があることが分かりますし、
次にレポートを作成するときにも作業手順が分かります。

ここまで分解できていると、作業の進捗を見える化することが可能となります。

 

タスクを1時間以内で定義する

この分解時のポイントは、分解後の各タスクが1時間以下で終わる粒度にすることです。
上記の例で言えば、「レポートを提出する」のはメール1本書くだけであれば、5分です。
各タスクを1時間以下にすることにより、今、誰がどんな作業をしているのか?を共有することが可能になります。

ちなみに慣れていない人だと、最初はタスクを3時間以下の単位に分解することが、なかなかできないようです。
逆に言うと、分解できないから、仕事の進め方が遅く、無駄が生まれてしまうのだと仰います。

各タスクを1時間以下に分解することにより、2つのタスクを終えていなければ、
最大でも2時間のタスク遅延、とすぐに把握することができます。
こうやって管理のための管理ではなく、現在の進捗や課題がプロジェクト関係者には
瞬時で分かるようにしたいのです。

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【編集後記】
私個人でも、このシンプルなタスク管理の考え方を取り入れたいと思います。

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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