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年賀状はスマートに片付けよう #701

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おはようございます。渋屋です。

 

明日から仕事ということで、そろそろ正月気分が抜けてきた方が多いでしょうか。

正月と言えば年賀状。

面倒くさがりやの私としては、相手にしっかりと近況報告しつつ、スマートに片付ける方法を模索しています。

 

■基本はEvernoteへの取り込み

去年、誰から年賀状を頂いて、それはどんなメッセージだったのか?

逆に自分は誰に送付したのか?

そういう記録をしっかりと持っておきたいですね。

 

過去の年賀状をガサゴソと探し出し、1枚1枚チェック・・・というのは、かなり面倒です。

私は頂いた年賀状を、ScanSnap(スキャナ)でEvernoteに取り入れて、データ化しています。

 

20140105 348

 

こんな感じです。(写真は年賀状ではなく、広告はがきです)

ScanSnapでは、年賀状取り込み用の設定を作成しています。

 

scansnap

 

ファイル形式はPDFで、両面読み取り。Evernoteに1つのノートとして登録されるようにしています。

 

evernote

 

こんな感じですね。

 

■Evernoteにメモを追記

取り込んだノートは、「年賀状」という名前のノートブックに保存しています。

Evernoteは取り込んだ後に文字認識をしてくれるので、後から人の名前や住所などで検索ができるのが便利です。

 

この時点で、いつ誰から送られてきたか?という記録は残せるのですが、自分が誰に送付したのか?は記録出来ていません。

そこで、これらのノートに一言だけコメントを追記しておきます。

 

追記

 

こんな感じです。

赤い四角はこの記事のために追加したものですが、「2012年送付」と書いてあります。

これで、2012年に、この人から年賀状を頂いたことと、自分が送付したことが分かります。

 

一般的な年賀状作成ソフトでは、自分が年賀状を作成したことに特化しており、人から頂いた年賀状を保存する機能に欠けています。

そのため、私は年賀状をこのように整理しているのです。

 

■名刺にも応用

年賀状という物理的なものを整理するのは大変です。

過去のものを探し出したりするのは、非常に億劫なのではないでしょうか。

ビジネスパーソンにとって、もっと頻繁に利用するのは名刺です。

 

私は名刺も同じようにScanSnapでデータ化して、整理しています。

Evernoteに「名刺」というノートブックを作成し、そこに収納しています。

これまでに頂いた膨大な名刺は、探すのが大変ですが、Evernoteで検索をすると、すぐに見つけ出すことができます。

スマホで写真を撮って取り込むアプリもありますが、私は一定数、名刺を頂いたら、まとめてスキャンできるこの方法に落ち着きました。

 

名刺の場合は、どこで出会った、どのような方、という印象をメモに追記しています。

 

年賀状・名刺だけでなく、幅広く使える方法ですので、まだ活用されていない方にもオススメします。

 

■終わりに

昨日は、近所のプールに出掛けるのに、家族は電動アシスト自転車。私はRUN。

さすがに電動アシスト自転車は速く、信号待ち以外は、久々にキロ4分半のジョグとなりました。(きつかった、、)

肩が治ってきたので、約1年半振りにクロールが泳げました。

ついでに、25mを6本だけインターバルトレーニング。

スイムは良い心拍トレーニングに使えそうです。時間もかからないので、活用しようと思います。

帰りは近所のダイエーまでLSD。

 

カラダを使った1日でした。

 

【昨日のトレーニング】

・体幹トレーニング・・・スイッチレベル1&レベル2

・ストレッチ・・・○

・RUN・・・ジョグ 4.1km/21分、LSD 3.3km/21分

 

次回、フルマラソン(古河)まで、あと71日。

 

今日も素晴らしい1日になりそうです。感謝!!


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