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テレワーク・リモートワークを実現するためのツール一覧

今どきテレワークも自由に使えない会社からは、優秀な人から去っていく傾向が、ますます強まっています。

「旧態依然」の典型例が、就業時間や働く時間に自由度がなく、
無意味に「オフィスに居ること」を強いることです。
あるいは「フェイスtoフェイスでないと、コミュニケーションではない」「膝を付け合わせて・・」という文化です。

空気感を感じるために、同じ空間を共有することは大切ですが、
そこまでシビアでないときには、自由度を増すことを、優秀な人ほど望んでいるでしょう。
無駄を省いて、成果にフォーカスするなら当然です。

テレワーク(在宅勤務)やリモートワークを実現するには、
会社の文化、就業規則などの人事制度、そしてツールを揃える必要があります。
今回は、このツールをご紹介します。

 

データを個人のパソコンに入れないために

データが個人のパソコンに入っていたら、パソコンのある場所に仕事が限られてしまいます。
そのため、個人のパソコンにデータを入れないように徹底しましょう。

データを共有する場所として、社内でファイルサーバー(NAS)を利用している会社もありますが、
外出先・自宅からアクセスできないと不便です。

スモールビジネスにおいては、ファイルサーバーなど買わずに、クラウドストレージで必要かつ十分です。
Dropbox、Google Drive、One Driveなどが一般的です。
中堅規模以上の会社になると、Boxを使っているところも多いです。

これで会社の内外問わず、データにアクセスできますし、チームでのファイル共有も簡単です。
スマホアプリもあるので、外出中にスマホからデータを確認できるのも良いですね。
また社外の方にファイルを共有するときも、メールに添付するのでなく、URLで共有できます。
情報セキュリティ対策上も、最もお手軽な方法です。

 

チャット&掲示板的なコミュニケーションツール

次に、場所に問わずコミュニケーションするツールです。
社内のやり取りをするのに、メールを使うのは既に不便です。

理由は常に「宛先」を考えなければならないからです。
そして、「お疲れ様です。渋屋です。」みたいな一文を入れる手間もあります。

それよりは自分の考えたことを「場」に投げ込む方が、チームのコミュニケーションが活性化します。
一見、関係ないと思っていた人が突然、会話に乗ってくるなどの動きが生まれるからです。

有名なのはSlackです。
IT系企業では当たり前のように使われています。
基本的にはシンプルなツールですが、様々なツールとの連携(アプリ)が提供されており、
その組み合わせによって、色んな使い方ができます。

他にはZoho Connect、LINE(Works含む)、チャットワーク、Facebookグループを使っているところもあります。

 

Webミーティング

社員同士が離れていると、一番問題になるのがミーティングです。
コミュニケーションツールが充実していると言っても、会話することも必要だからです。

Webで行うミーティングツールに必要なのは、以下の機能です。

  • 相手の顔が見えること
    ミーティングを声だけで行うこともありますが、
    顔を見ながらミーティングしたいことも多くあります。
  • 画面共有ができること
    資料を見ながらミーティングすることもあります。
    そのときに紙を配布するなんて、時代遅れも甚だしいです。
    資源の無駄、時間の無駄です。
    上記のSlackやDropboxなどで資料を共有しておけば良いのです。
    そうでない場合も、ふと手元のファイルを共有したいときには、画面共有ができると良いでしょう。
  • ホワイトボードの変わりになるものがあること
    ミーティングのときに、自分の考えていることをホワイトボードに書きたいことがあるもの。
    あるいは議論があちこちに散らばりすぎたとき、話を整理するためにも、ホワイトボードは使われますね。
    その変わりとなるものが、Webミーティングのツールにも欲しいです。
  • 簡易的なチャット機能があること
    つながらないときや、単語が上手く聴こえないとき、裏でコソッと話をしたいとき・・
    簡易的なチャットがあると便利です。
    Slackでチャットしてしまう手もあります。

これらを加味すると、現時点で最強なのはZoomです。
次いでSkypeやGoogle Hangoutなどが良いでしょう。
Zoomはオンラインでセミナーをやるときにも使えますので、
そういう機会の多い会社には、特にZoomをオススメします。

なお、Webミーティングをやるときに、オフィス(社内)に居る人たちが個別に接続するのは面倒です。
しかも、各パソコンにマイクとスピーカーがあるので、ハウリングが起こりやすくなってしまいます。
会議室に集まって、1台のパソコンだけで、社外に居る人と接続するのがオススメです。

その場合は、会議室にいる人たちは、
画面の共有と、音響周り(マイクとスピーカー)が大事になります。

画面の共有には、プロジェクターか、大きめのディスプレイを使うと良いでしょう。
会議室の人数によりますが、6名程度でしたら、30インチ以上のディスプレイが欲しいですね。
音響には、Web会議用のスピーカー&マイクをテーブルに置くと、会議がしやすくなります。

 

情報管理をクラウドで

テレワーク、リモートワークを自由にできるようにするためには、場所によらず、
常に仕事に必要な情報にアクセスできることが重要です。
ファイルになった情報は、上述の通り、クラウドストレージに入れればOKです。

ただ、アプリケーションとしてのクラウドを使った方が便利な情報もあります。
例えば顧客情報。
個々の営業が、自分のお客様の連絡先を保持していたら、お休みの日など、困ってしまいます。
そういう事態を割けるために、顧客情報は会社として保持しておく必要があります。

名刺管理のクラウドサービスや、
もう少し踏み込んでCRMのクラウドサービスを使っても良いでしょう。
見積・案件管理をするためにSFAや、サイボウズkintoneを使う会社もあります。

プロジェクト管理ならBrabio!、
経理・会計ならfreeeやMFなどのクラウド会計、
勤怠管理もクラウドが良いでしょう。

などなど、経営をする上で必要な情報はありますが、それらを全てクラウドで管理すること。
そうすれば、場所にとらわれない働き方ができるようになります。

最後に、冒頭で少し触れていますが、テレワークを実現するためには、
文化や規則を変えていくことも必要です。
ツールだけに走らず、全てを網羅しながら、会社の運営を変えていきましょう。

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【編集後記】
今日は天気も良さそうなので、久しぶりに外でバイクに乗ってみようかと。
寒そうですが・・

今日も素晴らしい1日になります。感謝!!
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